媒介斷點
工作流程中載體的變化,例如從數位轉為紙本再轉回數位,會耗費時間並產生錯誤來源。
當資訊在工作流程中必須改變載體,而不是以同一種、理想上是數位的形式連續傳遞時,就會發生媒介斷點。典型情況是在數位與紙本之間切換,或反過來,但若資料必須以人工方式在兩個未串連的數位系統之間傳遞,同樣屬於媒介斷點。
一個典型的例子是:一張以電子方式收到的發票被列印出來、以人工方式檢查、手動簽核,再重新輸入系統。每一個步驟都耗費時間,也帶有數值被謄寫錯誤的風險。
媒介斷點會阻礙資訊的連續、自動化處理。它們往往是系統之間缺乏或介面不足的徵兆,而且在許多情況下,正好可以在兩個系統無法直接溝通之處著手修正。
實用範例
某工坊仍以紙本工時單記錄工時,於月底再輸入薪資軟體。每月約 30 張工時單,每張謄寫約需兩分鐘,光是純資料輸入就耗費約一小時,還可能偶爾出現數字謄寫錯誤。
Leanshift 如何提供協助
媒介斷點是最不易察覺的浪費形式之一,因為它在日常工作中常被視為理所當然。找出並消除它們,是邁向更連貫流程過程中,較簡單卻高效益的步驟之一。
常見問題
媒介斷點一定是壞事嗎?
不一定;刻意的媒介轉換有時是合理的,例如基於法律原因需要紙本簽名;問題出在斷點發生得過於頻繁又不被察覺時。
如何在自己的營運中找出媒介斷點?
最簡單的方法,是逐步追蹤個別工作流程,理想上實地進行,記錄每一個載體發生變化的地方。