Αλλαγή Μέσου (Media Break)
Μια αλλαγή μέσου μέσα σε μια ροή εργασίας, για παράδειγμα από ψηφιακό σε χαρτί και πίσω, που κοστίζει χρόνο και δημιουργεί πηγές σφαλμάτων.
Μια αλλαγή μέσου (media break) συμβαίνει όταν η πληροφορία πρέπει να αλλάξει μέσο μέσα σε μια ροή εργασίας, αντί να μεταφέρεται συνεχώς στην ίδια, ιδανικά ψηφιακή, μορφή. Η τυπική περίπτωση είναι η μετάβαση από ψηφιακό σε χαρτί ή αντίστροφα, αλλά μετρά και μια μετάβαση ανάμεσα σε δύο ασύνδετα ψηφιακά συστήματα, αν τα δεδομένα πρέπει να μεταφερθούν με το χέρι.
Ένα κλασικό παράδειγμα είναι ένα τιμολόγιο που λαμβάνεται ηλεκτρονικά, εκτυπώνεται, ελέγχεται χειροκίνητα, υπογράφεται με το χέρι και στη συνέχεια πληκτρολογείται ξανά σε ένα σύστημα. Καθένα από αυτά τα βήματα κοστίζει χρόνο και ενέχει τον κίνδυνο εσφαλμένης μεταγραφής τιμών.
Οι αλλαγές μέσου εμποδίζουν τη συνεχή, αυτοματοποιημένη επεξεργασία πληροφοριών. Αποτελούν συχνά σύμπτωμα ελλιπών ή ανεπαρκών διεπαφών ανάμεσα σε συστήματα και μπορούν, σε πολλές περιπτώσεις, να επιδιορθωθούν ακριβώς εκεί όπου δύο συστήματα δεν επικοινωνούν απευθείας μεταξύ τους.
Πρακτικό παράδειγμα
Ένα εργαστήριο καταγράφει ακόμη τις ώρες εργασίας σε χάρτινα δελτία που καταχωρούνται στο λογισμικό μισθοδοσίας στο τέλος του μήνα. Με περίπου 30 δελτία τον μήνα και περίπου δύο λεπτά μεταγραφής το καθένα, αυτό κοστίζει περίπου μία ώρα καθαρού χρόνου καταχώρησης δεδομένων, συν κάποιο περιστασιακό λάθος στα ψηφία.
Πώς βοηθά το Leanshift
Οι αλλαγές μέσου είναι μια από τις πιο αθόρυβες μορφές σπατάλης, επειδή συχνά περνούν ως φυσιολογικές στην καθημερινή εργασία. Ο εντοπισμός και το κλείσιμό τους είναι ένα από τα απλούστερα βήματα με μεγάλη επίδραση προς πιο συνεχείς διαδικασίες.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι οι αλλαγές μέσου πάντα κακές;
Όχι απαραίτητα· μια σκόπιμη αλλαγή μέσου μπορεί να έχει νόημα, για παράδειγμα μια χειρόγραφη υπογραφή για νομικούς λόγους· το πρόβλημα προκύπτει όταν οι αλλαγές συμβαίνουν άσκοπα συχνά και περνούν απαρατήρητες.
Πώς εντοπίζεις αλλαγές μέσου στη δική σου επιχείρηση;
Ο απλούστερος τρόπος είναι να παρακολουθήσεις μεμονωμένες ροές εργασίας βήμα προς βήμα, ιδανικά επιτόπου, σημειώνοντας κάθε σημείο όπου αλλάζει το μέσο μεταφοράς.