Mediakatko
Tallennusmuodon vaihdos työnkulun sisällä, esimerkiksi digitaalisesta paperiin ja takaisin, joka vie aikaa ja luo virhelähteitä.
Mediakatko syntyy, kun tiedon on vaihdettava tallennusmuotoa työnkulun sisällä sen sijaan, että se kulkisi läpi yhtenäisessä, ihanteellisesti digitaalisessa muodossa. Tyypillinen tapaus on siirtymä digitaalisesta paperiin tai takaisin, mutta myös siirtymä kahden yhdistämättömän digitaalisen järjestelmän välillä lasketaan mukaan, jos tieto on siirrettävä käsin.
Klassinen esimerkki on sähköisesti vastaanotettu lasku, joka tulostetaan, tarkastetaan käsin, hyväksytään allekirjoituksella ja kirjoitetaan sitten takaisin järjestelmään. Jokainen näistä vaiheista vie aikaa ja sisältää riskin, että arvot kirjautuvat väärin.
Mediakatkot estävät tiedon jatkuvan, automatisoidun käsittelyn. Ne ovat usein oire puuttuvista tai riittämättömistä järjestelmien välisistä rajapinnoista, ja ne voidaan monissa tapauksissa korjata juuri siitä kohdasta, jossa kaksi järjestelmää ei kommunikoi suoraan keskenään.
Käytännön esimerkki
Konepaja kirjaa työtunnit yhä paperilapuille, jotka syötetään palkkaohjelmistoon kuukauden lopussa. Noin 30 lapun kuukausimäärällä ja kahden minuutin siirtoajalla per lappu tämä vie noin tunnin pelkkää tallennusaikaa, ja lisäksi lukuja kirjoittuu välillä väärin.
Miten Leanshift auttaa
Mediakatkot ovat yksi hiljaisimmista hukan muodoista, koska ne mielletään usein arjessa normaaleiksi. Niiden havaitseminen ja poistaminen on yksi yksinkertaisimmista mutta vaikuttavimmista askelista kohti yhtenäisempiä prosesseja.
Usein kysytyt kysymykset
Ovatko mediakatkot aina huono asia?
Ei välttämättä; tietoinen mediavaihdos voi olla järkevä, esimerkiksi paperinen allekirjoitus oikeudellisista syistä; ongelma syntyy, kun katkoja tapahtuu tarpeettoman usein ja ne jäävät huomaamatta.
Miten mediakatkot löydetään omasta toiminnasta?
Yksinkertaisin tapa on seurata yksittäisiä työnkulkuja vaihe vaiheelta, ihanteellisesti paikan päällä, ja merkitä ylös jokainen kohta, jossa tallennusmuoto vaihtuu.