Điểm Gián Đoạn Phương Tiện
Một sự thay đổi phương tiện trong một luồng công việc, ví dụ từ dạng số sang giấy và ngược lại, gây tốn thời gian và tạo ra nguồn lỗi.
Một điểm gián đoạn phương tiện xảy ra khi thông tin phải thay đổi phương tiện lưu trữ trong một luồng công việc, thay vì được truyền tải liên tục dưới cùng một dạng, lý tưởng nhất là dạng số. Trường hợp điển hình là chuyển từ dạng số sang giấy hoặc ngược lại, nhưng việc chuyển đổi giữa hai hệ thống số không kết nối với nhau cũng được tính nếu dữ liệu phải được chuyển bằng tay.
Một ví dụ điển hình là một hóa đơn nhận được dưới dạng điện tử, sau đó được in ra, kiểm tra thủ công, ký duyệt bằng tay, rồi lại được nhập lại vào một hệ thống. Mỗi bước này đều tốn thời gian và mang rủi ro số liệu bị chép sai.
Các điểm gián đoạn phương tiện ngăn cản việc xử lý thông tin liên tục, tự động. Chúng thường là triệu chứng của việc thiếu hoặc không đủ giao diện kết nối giữa các hệ thống, và trong nhiều trường hợp có thể được khắc phục chính tại nơi hai hệ thống không thể giao tiếp trực tiếp với nhau.
Ví dụ thực tế
Một xưởng vẫn ghi lại giờ làm việc trên các phiếu giấy, sau đó được nhập vào phần mềm tính lương vào cuối tháng. Với khoảng 30 phiếu mỗi tháng và mất khoảng hai phút để chép lại mỗi phiếu, việc này tốn khoảng một giờ nhập liệu thuần túy, chưa kể thỉnh thoảng bị nhầm số liệu.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
Các điểm gián đoạn phương tiện là một trong những dạng lãng phí âm thầm nhất, vì chúng thường được xem là bình thường trong công việc hàng ngày. Phát hiện và loại bỏ chúng là một trong những bước đơn giản nhưng có tác động lớn trên con đường hướng tới các quy trình liên tục hơn.
Câu hỏi thường gặp
Các điểm gián đoạn phương tiện có luôn xấu không?
Không nhất thiết; một sự thay đổi phương tiện có chủ đích có thể hợp lý, ví dụ chữ ký giấy vì lý do pháp lý; vấn đề nảy sinh khi các điểm gián đoạn xảy ra không cần thiết một cách thường xuyên và không được nhận ra.
Làm thế nào để tìm ra các điểm gián đoạn phương tiện trong hoạt động của chính mình?
Cách đơn giản nhất là theo dõi từng luồng công việc riêng lẻ từng bước một, lý tưởng nhất là ngay tại hiện trường, ghi lại mọi điểm mà phương tiện lưu trữ thay đổi.