メディアブレイク
業務の流れの中でデジタルから紙へ、またはその逆といった媒体の切り替えが発生することで、時間がかかりエラーの原因となるものです。
メディアブレイクとは、情報が同じ(理想的にはデジタルの)形式で連続的に流れるのではなく、業務の流れの中で媒体を変えなければならない状態を指します。典型的にはデジタルから紙へ、あるいはその逆への切り替えですが、データを手作業で転記しなければならない場合は、つながっていない2つのデジタルシステム間の切り替えも該当します。
典型的な例は、電子的に受領した請求書を印刷し、手作業で確認し、手書きで承認印を押し、その後システムに再入力するというケースです。これらの各ステップには時間がかかり、数値が誤って転記されるリスクも伴います。
メディアブレイクは、情報の連続的かつ自動化された処理を妨げます。多くの場合、システム間のインターフェースが欠けている、あるいは不十分であることの表れであり、2つのシステムが直接連携できていないまさにその箇所を修正することで解消できることが多いです。
実践例
ある工房では今も労働時間を紙の伝票に記録し、月末に給与ソフトへ入力しています。1枚あたり約2分の転記時間で月に約30枚の伝票を処理するため、純粋なデータ入力だけで約1時間かかり、加えて時折数字の転記ミスも発生します。
Lean Shiftの活用方法
メディアブレイクは、日常業務の中で当たり前として見過ごされがちなため、最も静かなムダの形の一つです。それを見つけて解消することは、より連続的なプロセスへ向かう道のりの中で、比較的シンプルながら効果の高いステップの一つです。
よくある質問
メディアブレイクは常に悪いものなのですか?
必ずしもそうとは限りません。たとえば法的な理由による紙の署名など、意図的な媒体の切り替えには意味がある場合もあります。問題となるのは、切り替えが不必要に頻繁に発生し、それが気づかれないまま放置される場合です。
自社の業務の中でメディアブレイクを見つけるにはどうすればよいですか?
最もシンプルな方法は、個々の業務の流れを、理想的には現場で、一歩ずつたどりながら、媒体が変わるすべての箇所を記録することです。