メディアブレイク
業務の流れの中でデジタルから紙へ、またはその逆といった媒体の切り替えが発生することで、時間がかかりエラーの原因となるもの。
メディアブレイクとは、情報が同じ(理想的にはデジタルの)形式で連続的に流れるのではなく、業務の流れの中で媒体を変えなければならない状態を指す。典型的にはデジタルから紙へ、あるいはその逆への切り替えだが、データを手作業で転記しなければならない場合は、つながっていない2つのデジタルシステム間の切り替えも該当する。
典型的な例は、電子的に受領した請求書を印刷し、手作業で確認し、手書きで承認印を押し、その後システムに再入力するというケースだ。これらの各ステップには時間がかかり、数値が誤って転記されるリスクも伴う。
メディアブレイクは、情報の連続的かつ自動化された処理を妨げる。多くの場合、システム間のインターフェースが欠けている、あるいは不十分であることの表れであり、2つのシステムが直接連携できていないまさにその箇所を修正することで解消できることが多い。
実践例
ある工房では今も労働時間を紙の伝票に記録し、月末に給与ソフトへ入力している。1枚あたり約2分の転記時間で月に約30枚の伝票を処理するため、純粋なデータ入力だけで約1時間かかり、加えて時折数字の転記ミスも発生する。
Leanshiftの活用方法
メディアブレイクは、日常業務の中で当たり前として見過ごされがちなため、最も静かなムダの形の一つだ。それを見つけて解消することは、より連続的なプロセスへ向かう道のりの中で、比較的シンプルながら効果の高いステップの一つである。
よくある質問
メディアブレイクは常に悪いものなのか?
必ずしもそうとは限らない。たとえば法的な理由による紙の署名など、意図的な媒体の切り替えには意味がある場合もある。問題となるのは、切り替えが不必要に頻繁に発生し、それが気づかれないまま放置される場合である。
自社の業務の中でメディアブレイクを見つけるにはどうすればよいか?
最もシンプルな方法は、個々の業務の流れを、理想的には現場で、一歩ずつたどりながら、媒体が変わるすべての箇所を記録することである。