Kế Hoạch Phân Chia Công Việc (WBS)
Sự phân chia có thứ bậc của một dự án thành các công việc con xuống đến từng gói công việc riêng lẻ, tạo thành cơ sở cho việc lập kế hoạch lịch trình, chi phí và nguồn lực.
Một kế hoạch phân chia công việc chia nhỏ một dự án tổng thể từng bước thành các phần nhỏ hơn, có thể quản lý được: từ các giai đoạn dự án qua các công việc con xuống đến các gói công việc, đơn vị nhỏ nhất vẫn có thể được lập kế hoạch, lên lịch, và giao cho một người chịu trách nhiệm như một tổng thể.
Việc chia nhỏ này cung cấp một cái nhìn tổng quan đầy đủ về toàn bộ phạm vi của một dự án. Không nên có gì xuất hiện hai lần và cũng không nên thiếu sót gì; nguyên tắc này thường được tóm tắt là MECE: loại trừ lẫn nhau, bao quát toàn diện.
Dựa trên các gói công việc, lịch trình, chi phí và nguồn lực cần thiết sau đó có thể được ước tính một cách thực tế, vì mỗi gói đủ nhỏ để tính toán một cách chắc chắn. Do đó, kế hoạch phân chia công việc tạo thành nền tảng cho lịch trình, sơ đồ mạng lưới, và cuối cùng là để xác định đường găng.
Ví dụ thực tế
Để triển khai một hệ thống ERP mới, một công ty cấu trúc kế hoạch phân chia công việc của mình thành các công việc con: phân tích yêu cầu, lựa chọn hệ thống, di chuyển dữ liệu, đào tạo, và ra mắt chính thức. Việc di chuyển dữ liệu được chia nhỏ hơn nữa thành các gói công việc như làm sạch dữ liệu, nhập thử nghiệm, và chuyển đổi cuối cùng.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
Một kế hoạch phân chia công việc rõ ràng buộc bạn phải chia một công việc lớn thành các bước khả thi trước khi bắt đầu, cùng một tư duy cũng giúp ích cho việc cải tiến quy trình từng bước một.
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch phân chia công việc nên chi tiết đến mức nào?
Đủ sâu để mỗi gói công việc có thể được lên lịch, tính chi phí, và giao cho một người một cách rõ ràng, thường là ba đến bốn cấp.
Kế hoạch phân chia công việc được tổ chức theo chức năng hay theo giai đoạn?
Cả hai cách đều phổ biến, cũng như các dạng kết hợp; điều quan trọng là cấu trúc được chọn phải rõ ràng đối với dự án cụ thể đó.