โครงสร้างการแบ่งงาน (WBS)
การแบ่งโครงการแบบลำดับชั้นออกเป็นงานย่อยไปจนถึงชุดงานแต่ละชุด ซึ่งเป็นพื้นฐานสำหรับการวางแผนตารางเวลา ต้นทุน และทรัพยากร
โครงสร้างการแบ่งงาน (work breakdown structure) แยกโครงการโดยรวมออกเป็นส่วนที่เล็กลงและจัดการได้ทีละขั้นตอน ตั้งแต่ระยะโครงการ ผ่านงานย่อย ไปจนถึงชุดงาน ซึ่งเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดที่ยังสามารถวางแผน กำหนดตาราง และมอบหมายให้ผู้รับผิดชอบทั้งชุดได้
การแบ่งย่อยนี้ให้ภาพรวมที่ครบถ้วนของขอบเขตทั้งหมดของโครงการ ไม่ควรมีสิ่งใดปรากฏซ้ำและไม่ควรมีสิ่งใดขาดหายไป หลักการนี้มักสรุปด้วยแนวคิด MECE คือแยกจากกันโดยสมบูรณ์และครอบคลุมทั้งหมดร่วมกัน
จากชุดงานเหล่านี้ ตารางเวลา ต้นทุน และทรัพยากรที่จำเป็นสามารถประมาณการได้อย่างสมจริง เนื่องจากแต่ละชุดงานมีขนาดเล็กพอที่จะคำนวณได้อย่างมั่นใจ โครงสร้างการแบ่งงานจึงเป็นพื้นฐานของตารางเวลา แผนโครงข่าย และท้ายที่สุดคือการระบุเส้นทางวิกฤต
ตัวอย่างเชิงปฏิบัติ
สำหรับการเปิดใช้งานระบบ ERP ใหม่ บริษัทแห่งหนึ่งจัดโครงสร้างการแบ่งงานออกเป็นงานย่อย ได้แก่ การวิเคราะห์ข้อกำหนด การเลือกระบบ การโยกย้ายข้อมูล การฝึกอบรม และการเปิดใช้งานจริง การโยกย้ายข้อมูลถูกแบ่งย่อยต่อไปอีกเป็นชุดงาน เช่น การทำความสะอาดข้อมูล การนำเข้าทดสอบ และการเปลี่ยนผ่านครั้งสุดท้าย
Leanshift ช่วยอย่างไร
โครงสร้างการแบ่งงานที่ชัดเจนบังคับให้คุณแบ่งงานใหญ่ออกเป็นขั้นตอนที่ทำได้จริงก่อนเริ่มลงมือ ซึ่งเป็นแนวคิดเดียวกับที่ช่วยในการปรับปรุงกระบวนการทีละขั้นด้วย
คำถามที่พบบ่อย
โครงสร้างการแบ่งงานควรลึกเพียงใด
ควรลึกพอที่แต่ละชุดงานจะสามารถกำหนดตาราง ประเมินต้นทุน และมอบหมายให้บุคคลหนึ่งคนได้อย่างชัดเจน มักอยู่ที่สามถึงสี่ระดับ
โครงสร้างการแบ่งงานควรจัดตามฟังก์ชันหรือตามระยะ
ทั้งสองแบบเป็นเรื่องปกติ เช่นเดียวกับรูปแบบผสม สิ่งสำคัญคือโครงสร้างที่เลือกต้องชัดเจนสำหรับโครงการนั้น ๆ