Tự động hóa
Tự động hóa có nghĩa là để máy móc hoặc phần mềm tự thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, mà không cần đầu vào thủ công liên tục.
Tự động hóa là việc sử dụng công nghệ để giữ cho một quy trình vận hành mà không cần sự kiểm soát liên tục của con người. Một hệ thống tuân theo các quy tắc hoặc thuật toán cố định và lặp lại một nhiệm vụ theo cùng một cách mỗi lần. Điều này bao trùm cả tự động hóa cơ khí, chẳng hạn như một dây chuyền sản xuất với cánh tay robot, và tự động hóa số, chẳng hạn như phần mềm di chuyển dữ liệu giữa hai hệ thống. Trong cả hai trường hợp, một người xác định quy trình một lần, và sau đó hệ thống tự thực hiện nó.
Nhìn chung có hai cấp độ. Tự động hóa dựa trên quy tắc tuân theo logic nếu-thì cố định và phù hợp với các nhiệm vụ có đường đi được xác định rõ ràng, chẳng hạn như tự động tạo hóa đơn từ một đơn hàng. Tự động hóa hỗ trợ bởi AI có thể thêm khả năng xử lý đầu vào không rõ ràng hoặc thay đổi, ví dụ như phân loại email đến theo chủ đề. Các lĩnh vực sử dụng phổ biến bao gồm sản xuất (robot, hệ thống băng chuyền), hành chính (lập hóa đơn, đối chiếu dữ liệu), và CNTT (cập nhật phần mềm tự động, giám sát hệ thống).
Tự động hóa mang lại lợi ích chủ yếu cho các nhiệm vụ xảy ra thường xuyên, tuân theo cùng một khuôn mẫu, và diễn ra ở quy mô lớn. Nó mang lại chất lượng, tốc độ nhất quán và ít lỗi bất cẩn hơn. Đồng thời, nó đòi hỏi khoản đầu tư ban đầu, bảo trì liên tục, và một quy trình nền tảng ổn định. Tự động hóa một quy trình không ổn định hoặc dễ xảy ra lỗi chỉ khiến các lỗi xảy ra nhanh hơn thay vì loại bỏ chúng. Đó là lý do tại sao việc chuẩn hóa quy trình thường đi trước, còn tự động hóa theo sau.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp thủ công với 15 nhân viên phát hành khoảng 20 hóa đơn mỗi tuần. Trước đây, một nhân viên sao chép dữ liệu đơn hàng bằng tay từ hệ thống đặt hàng vào một mẫu Excel, việc này mất khoảng 50 phút mỗi tuần và thỉnh thoảng gây nhầm lẫn số liệu. Sau khi tự động hóa bước này, một tập lệnh đơn giản hiện lấy dữ liệu trực tiếp từ hệ thống đặt hàng và tạo hóa đơn dưới dạng PDF, nhân viên chỉ cần kiểm tra sơ qua. Công sức bỏ ra giảm xuống còn khoảng 8 phút mỗi tuần, tương đương hơn 36 giờ mỗi năm được giải phóng cho các cuộc trò chuyện với khách hàng và báo giá.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
Tự động hóa là một đòn bẩy kinh điển mà bạn có thể sử dụng để loại bỏ muda dưới dạng thời gian chờ đợi và thời gian bàn giao khỏi các nhiệm vụ lặp lại. Theo tinh thần Kaizen, thứ tự rất quan trọng: hiểu và ổn định quy trình trước, rồi mới tự động hóa nó, nếu không một quy trình kém sẽ chỉ được thực hiện tệ hơn với tốc độ cao hơn. Điều đó giải phóng thời gian cho công việc thực sự tạo ra giá trị, đúng với tinh thần cải tiến để nhiều người hơn có thể trở thành người cải tiến.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa tự động hóa và số hóa là gì?
Số hóa biến thông tin và quy trình thành dạng số, chẳng hạn như thay thế một biểu mẫu giấy bằng một biểu mẫu trực tuyến. Tự động hóa tiến thêm một bước và cho phép một nhiệm vụ chạy mà không cần đầu vào thủ công. Số hóa thường là điều kiện tiên quyết cho tự động hóa, nhưng hai khái niệm này không giống nhau.
Có nên tự động hóa mọi quy trình không?
Không. Tự động hóa mang lại lợi ích cho các nhiệm vụ thường xuyên, tương tự nhau với đường đi được xác định rõ ràng. Đối với các nhiệm vụ hiếm gặp hoặc thay đổi nhiều, công sức xây dựng và duy trì tự động hóa thường lớn hơn lợi ích mang lại. Một quy trình không ổn định nên được chuẩn hóa trước, rồi mới tự động hóa.
Sự khác biệt giữa tự động hóa cổ điển và tự động hóa hỗ trợ bởi AI là gì?
Tự động hóa cổ điển tuân theo các quy tắc nếu-thì cố định và chỉ hoạt động trong các trường hợp được xác định rõ ràng. Tự động hóa hỗ trợ bởi AI có thể thêm khả năng xử lý đầu vào không rõ ràng hoặc thay đổi và ước tính khả năng xảy ra, ví dụ như khi tự động phân loại tài liệu hoặc phát hiện bất thường trong dữ liệu đo lường.