Автоматизация
Автоматизация означает, что машины или программное обеспечение самостоятельно выполняют повторяющиеся задачи без постоянного ручного участия.
Автоматизация - это использование технологий для поддержания работы процесса без постоянного контроля со стороны человека. Система следует фиксированным правилам или алгоритмам и каждый раз повторяет задачу одинаковым образом. Это охватывает как механическую автоматизацию, например производственную линию с роботизированными манипуляторами, так и цифровую автоматизацию, например программное обеспечение, которое передаёт данные между двумя системами. В обоих случаях человек однократно определяет процесс, а затем система выполняет его самостоятельно.
Условно можно выделить два уровня. Автоматизация на основе правил следует фиксированной логике «если-то» и подходит для задач с чётко определённым путём выполнения, например для автоматического формирования счёта на основе заказа. Автоматизация с поддержкой ИИ может дополнительно обрабатывать нечёткие или изменяющиеся входные данные, например сортировать входящие письма по темам. Типичные области применения включают производство (робототехника, конвейерные системы), администрирование (выставление счетов, сверка данных) и ИТ (автоматические обновления программного обеспечения, мониторинг систем).
Автоматизация окупается прежде всего для задач, которые встречаются часто, следуют одному и тому же образцу и выполняются в большом объёме. Она обеспечивает стабильное качество, скорость и меньше случайных ошибок. При этом она требует первоначальных инвестиций, постоянного обслуживания и стабильного базового процесса. Автоматизация нестабильного или подверженного ошибкам процесса лишь ускоряет появление ошибок, а не устраняет их. Именно поэтому сначала обычно стандартизируют процесс, а уже потом автоматизируют его.
Практический пример
Ремесленное предприятие с 15 сотрудниками выставляет около 20 счетов в неделю. Раньше сотрудник вручную переносил данные заказов из системы заказов в шаблон Excel, что занимало около 50 минут в неделю и иногда приводило к путанице в цифрах. После автоматизации этого шага простой скрипт теперь напрямую забирает данные из системы заказов и формирует счета в формате PDF, которые сотруднику нужно лишь бегло проверить. Затраты времени падают примерно до 8 минут в неделю, то есть около 36 часов в год высвобождается для общения с клиентами и составления коммерческих предложений.
Как помогает Leanshift
Автоматизация - классический рычаг, с помощью которого можно устранить muda в виде времени ожидания и передачи задач в повторяющихся процессах. В духе Kaizen важен порядок действий: сначала понять и стабилизировать процесс, а уже потом автоматизировать его, иначе плохой процесс просто будет выполняться так же плохо, но быстрее. Это высвобождает время для работы, которая действительно создаёт ценность, в соответствии с идеей улучшать так, чтобы становилось больше людей, способных улучшать.
Часто задаваемые вопросы
В чём разница между автоматизацией и цифровизацией?
Цифровизация переводит информацию и процессы в цифровую форму, например заменяет бумажную форму на онлайн-форму. Автоматизация идёт на шаг дальше и позволяет задаче выполняться без ручного участия. Цифровизация часто является предпосылкой для автоматизации, но это не одно и то же.
Нужно ли автоматизировать каждый процесс?
Нет. Автоматизация окупается для часто повторяющихся, однотипных задач с чётко определённым путём выполнения. Для редких или сильно изменяющихся задач затраты на создание и поддержку автоматизации часто превышают выгоду. Нестабильный процесс сначала нужно стандартизировать, и только потом автоматизировать.
В чём разница между классической автоматизацией и автоматизацией с поддержкой ИИ?
Классическая автоматизация следует фиксированным правилам «если-то» и работает только в чётко определённых случаях. Автоматизация с поддержкой ИИ может дополнительно обрабатывать нечёткие или изменяющиеся входные данные и оценивать вероятности, например при автоматической классификации документов или выявлении аномалий в измерительных данных.