การทำให้เป็นอัตโนมัติ
การทำให้เป็นอัตโนมัติหมายถึงการให้เครื่องจักรหรือซอฟต์แวร์ดำเนินงานที่ทำซ้ำ ๆ ได้ด้วยตัวเอง โดยไม่ต้องมีการป้อนข้อมูลด้วยมืออย่างต่อเนื่อง
การทำให้เป็นอัตโนมัติ (automation) คือการใช้เทคโนโลยีเพื่อให้กระบวนการทำงานต่อเนื่องได้โดยไม่ต้องมีคนควบคุมตลอดเวลา ระบบจะทำตามกฎหรืออัลกอริทึมที่กำหนดไว้ตายตัวและทำงานซ้ำแบบเดิมทุกครั้ง ครอบคลุมทั้งการทำให้เป็นอัตโนมัติเชิงกลไก เช่น สายการผลิตที่มีแขนหุ่นยนต์ และการทำให้เป็นอัตโนมัติเชิงดิจิทัล เช่น ซอฟต์แวร์ที่ย้ายข้อมูลระหว่างสองระบบ ทั้งสองกรณีคนเป็นผู้กำหนดกระบวนการเพียงครั้งเดียว แล้วระบบก็ดำเนินการเองต่อไป
โดยกว้าง ๆ แบ่งได้เป็นสองระดับ การทำให้เป็นอัตโนมัติแบบอิงกฎ (rule-based) ทำตามตรรกะ if-then ตายตัว เหมาะกับงานที่มีเส้นทางชัดเจน เช่น การสร้างใบแจ้งหนี้อัตโนมัติจากคำสั่งซื้อ ส่วนการทำให้เป็นอัตโนมัติที่รองรับ AI สามารถจัดการอินพุตที่ไม่ชัดเจนหรือแปรผันได้ด้วย เช่น การคัดแยกอีเมลที่เข้ามาตามหัวข้อ พื้นที่การใช้งานทั่วไปได้แก่ การผลิต (หุ่นยนต์ ระบบสายพานลำเลียง) งานธุรการ (การออกใบแจ้งหนี้ การกระทบยอดข้อมูล) และไอที (การอัปเดตซอฟต์แวร์อัตโนมัติ การเฝ้าติดตามระบบ)
การทำให้เป็นอัตโนมัติคุ้มค่าที่สุดสำหรับงานที่เกิดขึ้นบ่อย มีรูปแบบเดิมซ้ำ ๆ และเกิดในปริมาณมาก มันให้คุณภาพที่สม่ำเสมอ ความเร็ว และลดข้อผิดพลาดจากความเผลอเรอ ในขณะเดียวกันก็ต้องการการลงทุนล่วงหน้า การบำรุงรักษาต่อเนื่อง และกระบวนการพื้นฐานที่มั่นคง การทำให้กระบวนการที่ไม่มั่นคงหรือมีข้อผิดพลาดบ่อยเป็นอัตโนมัติ จะเพียงแค่ทำให้ข้อผิดพลาดเกิดเร็วขึ้นแทนที่จะกำจัดมันออกไป นี่คือเหตุผลที่การสร้างมาตรฐานให้กระบวนการมักต้องมาก่อน แล้วจึงตามด้วยการทำให้เป็นอัตโนมัติ
ตัวอย่างเชิงปฏิบัติ
ธุรกิจงานช่างที่มีพนักงาน 15 คนออกใบแจ้งหนี้ประมาณ 20 ใบต่อสัปดาห์ ก่อนหน้านี้พนักงานคนหนึ่งต้องคัดลอกข้อมูลคำสั่งซื้อด้วยมือจากระบบคำสั่งซื้อไปยังเทมเพลต Excel ซึ่งใช้เวลาประมาณ 50 นาทีต่อสัปดาห์ และบางครั้งก็ทำให้ตัวเลขสลับกัน หลังจากทำให้ขั้นตอนนี้เป็นอัตโนมัติ สคริปต์ง่าย ๆ ตัวหนึ่งก็ดึงข้อมูลโดยตรงจากระบบคำสั่งซื้อและสร้างใบแจ้งหนี้เป็น PDF ซึ่งพนักงานเพียงตรวจสอบสั้น ๆ เท่านั้น เวลาที่ใช้ลดลงเหลือประมาณ 8 นาทีต่อสัปดาห์ ปลดปล่อยเวลาได้ราว 36 ชั่วโมงต่อปีสำหรับการพูดคุยกับลูกค้าและการเสนอราคา
Leanshift ช่วยอย่างไร
การทำให้เป็นอัตโนมัติเป็นเครื่องมือคลาสสิกที่ใช้กำจัด muda ในรูปแบบของเวลารอคอยและเวลาส่งต่องานจากงานที่เกิดซ้ำ ตามแนวคิด Kaizen ลำดับขั้นตอนสำคัญมาก คือต้องเข้าใจและทำให้กระบวนการมั่นคงก่อน แล้วจึงทำให้เป็นอัตโนมัติ ไม่เช่นนั้นกระบวนการที่ไม่ดีก็แค่ถูกทำงานแย่ ๆ ด้วยความเร็วที่สูงขึ้น สิ่งนี้ปลดปล่อยเวลาให้กับงานที่สร้างคุณค่าอย่างแท้จริง สอดคล้องกับแนวคิดการพัฒนาเพื่อให้คนจำนวนมากขึ้นกลายเป็นผู้พัฒนา
คำถามที่พบบ่อย
การทำให้เป็นอัตโนมัติต่างจากการแปลงเป็นดิจิทัลอย่างไร
การแปลงเป็นดิจิทัล (digitalization) คือการเปลี่ยนข้อมูลและกระบวนการให้อยู่ในรูปแบบดิจิทัล เช่น การแทนที่แบบฟอร์มกระดาษด้วยแบบฟอร์มออนไลน์ การทำให้เป็นอัตโนมัติไปไกลกว่านั้นอีกขั้น คือทำให้งานดำเนินไปได้โดยไม่ต้องมีคนป้อนข้อมูลด้วยมือ การแปลงเป็นดิจิทัลมักเป็นเงื่อนไขเบื้องต้นของการทำให้เป็นอัตโนมัติ แต่ทั้งสองอย่างไม่ใช่สิ่งเดียวกัน
ควรทำให้ทุกกระบวนการเป็นอัตโนมัติหรือไม่
ไม่ควร การทำให้เป็นอัตโนมัติคุ้มค่าสำหรับงานที่เกิดบ่อยและคล้ายกัน มีเส้นทางชัดเจน สำหรับงานที่เกิดไม่บ่อยหรือแปรผันสูง ความพยายามในการสร้างและบำรุงรักษาระบบอัตโนมัติมักมีค่ามากกว่าประโยชน์ที่ได้ กระบวนการที่ไม่มั่นคงควรถูกสร้างมาตรฐานก่อน แล้วจึงค่อยทำให้เป็นอัตโนมัติ
การทำให้เป็นอัตโนมัติแบบดั้งเดิมต่างจากการทำให้เป็นอัตโนมัติที่รองรับ AI อย่างไร
การทำให้เป็นอัตโนมัติแบบดั้งเดิมทำตามกฎ if-then ตายตัว และทำงานได้เฉพาะในกรณีที่กำหนดไว้ชัดเจนเท่านั้น การทำให้เป็นอัตโนมัติที่รองรับ AI สามารถจัดการอินพุตที่ไม่ชัดเจนหรือแปรผัน และประเมินความน่าจะเป็นได้ด้วย เช่น เมื่อจัดหมวดหมู่เอกสารอัตโนมัติหรือตรวจจับความผิดปกติในข้อมูลการวัด