Automazione
L'automazione significa lasciare che macchine o software svolgano autonomamente compiti ripetitivi, senza un intervento manuale costante.
L'automazione è l'uso della tecnologia per mantenere in funzione un processo senza un controllo umano continuo. Un sistema segue regole o algoritmi fissi e ripete un compito sempre allo stesso modo. Questo comprende sia l'automazione meccanica, come una linea di produzione con bracci robotici, sia l'automazione digitale, come un software che sposta dati tra due sistemi. In entrambi i casi, una persona definisce il processo una sola volta, e il sistema lo esegue poi autonomamente.
In generale esistono due livelli. L'automazione basata su regole segue una logica fissa del tipo se-allora ed è adatta a compiti con un percorso chiaramente definito, come generare automaticamente una fattura a partire da un ordine. L'automazione supportata dall'AI può inoltre gestire input poco chiari o variabili, ad esempio smistare le email in arrivo per argomento. Gli ambiti d'uso più comuni comprendono la produzione (robotica, sistemi di trasporto), l'amministrazione (fatturazione, riconciliazione dei dati) e l'IT (aggiornamenti software automatici, monitoraggio dei sistemi).
L'automazione conviene soprattutto per compiti che si presentano frequentemente, seguono lo stesso schema e avvengono su larga scala. Garantisce qualità costante, velocità e meno errori di distrazione. Allo stesso tempo richiede un investimento iniziale, manutenzione continua e un processo sottostante stabile. Automatizzare un processo instabile o soggetto a errori fa solo sì che gli errori si verifichino più velocemente, invece di eliminarli. Per questo la standardizzazione del processo viene di norma prima, e l'automazione segue solo in un secondo momento.
Esempio pratico
Un'azienda artigiana con 15 dipendenti emette circa 20 fatture a settimana. In precedenza, un dipendente copiava a mano i dati degli ordini dal sistema ordini in un modello Excel, un'operazione che richiedeva circa 50 minuti a settimana e causava occasionalmente scambi di cifre. Dopo l'automazione di questo passaggio, un semplice script ora estrae i dati direttamente dal sistema ordini e genera le fatture in PDF, che il dipendente deve solo controllare brevemente. Lo sforzo scende a circa 8 minuti a settimana, liberando circa 36 ore l'anno da dedicare a conversazioni con i clienti e preventivi.
Come aiuta Leanshift
L'automazione è una leva classica per eliminare il muda sotto forma di attese e tempi di passaggio dai compiti ricorrenti. Nello spirito del Kaizen, l'ordine conta: prima si comprende e si stabilizza il processo, poi lo si automatizza, altrimenti un processo scadente viene semplicemente eseguito male a maggiore velocità. Questo libera tempo per il lavoro che crea realmente valore, in linea con il migliorare per creare più persone capaci di migliorare.
Domande frequenti
Qual è la differenza tra automazione e digitalizzazione?
La digitalizzazione trasforma informazioni e processi in forma digitale, ad esempio sostituendo un modulo cartaceo con uno online. L'automazione va un passo oltre e consente a un compito di svolgersi senza intervento manuale. La digitalizzazione è spesso un presupposto per l'automazione, ma le due cose non coincidono.
Ogni processo dovrebbe essere automatizzato?
No. L'automazione conviene per compiti frequenti e simili tra loro, con un percorso chiaramente definito. Per compiti rari o molto variabili, lo sforzo di costruire e mantenere l'automazione spesso supera il beneficio. Un processo instabile andrebbe prima standardizzato, e solo poi automatizzato.
Qual è la differenza tra automazione classica e automazione supportata dall'AI?
L'automazione classica segue regole fisse del tipo se-allora e funziona solo entro casi chiaramente definiti. L'automazione supportata dall'AI può inoltre gestire input poco chiari o variabili e stimare probabilità, ad esempio nella classificazione automatica di documenti o nell'individuazione di anomalie nei dati di misurazione.