Automação
Automação significa deixar que máquinas ou software realizem tarefas repetitivas por conta própria, sem intervenção manual constante.
A automação é o uso de tecnologia para manter um processo a funcionar sem controlo humano contínuo. Um sistema segue regras ou algoritmos fixos e repete uma tarefa sempre da mesma forma. Isto abrange tanto a automação mecânica, como uma linha de produção com braços robóticos, como a automação digital, como um software que move dados entre dois sistemas. Em ambos os casos, uma pessoa define o processo uma vez, e o sistema executa-o depois por conta própria.
Existem, de um modo geral, dois níveis. A automação baseada em regras segue uma lógica fixa de se-então e adequa-se a tarefas com um percurso claramente definido, como gerar automaticamente uma fatura a partir de uma encomenda. A automação apoiada em IA consegue, além disso, lidar com entradas pouco claras ou variáveis, por exemplo classificar e-mails recebidos por tema. As áreas de aplicação mais comuns incluem a produção (robótica, sistemas transportadores), a administração (faturação, reconciliação de dados) e as TI (atualizações automáticas de software, monitorização de sistemas).
A automação compensa sobretudo em tarefas frequentes, que seguem o mesmo padrão e ocorrem em grande escala. Proporciona qualidade e velocidade consistentes e menos erros por descuido. Ao mesmo tempo, exige um investimento inicial, manutenção contínua e um processo subjacente estável. Automatizar um processo instável ou propenso a erros apenas faz com que os erros aconteçam mais depressa, em vez de os eliminar. É por isso que normalizar o processo costuma vir primeiro, seguindo-se depois a automação.
Exemplo pratico
Uma empresa artesanal com 15 colaboradores emite cerca de 20 faturas por semana. Anteriormente, um colaborador copiava manualmente os dados das encomendas do sistema de encomendas para um modelo Excel, o que demorava cerca de 50 minutos por semana e ocasionalmente causava trocas de números. Depois de automatizar este passo, um script simples extrai agora os dados diretamente do sistema de encomendas e gera as faturas em PDF, que o colaborador só precisa de rever brevemente. O esforço cai para cerca de 8 minutos por semana, libertando cerca de 36 horas por ano para conversas com clientes e orçamentos.
Como a Leanshift ajuda
A automação é uma alavanca clássica para eliminar muda sob a forma de tempos de espera e de transição em tarefas recorrentes. No espírito do Kaizen, a ordem importa: primeiro compreender e estabilizar o processo, só depois automatizá-lo, caso contrário um processo deficiente é apenas executado mal, mas mais depressa. Isso liberta tempo para o trabalho que realmente cria valor, em linha com melhorar para que mais pessoas se tornem melhoradoras.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre automação e digitalização?
A digitalização transforma informação e processos em formato digital, como substituir um formulário em papel por um formulário online. A automação vai um passo mais além e permite que uma tarefa decorra sem intervenção manual. A digitalização é muitas vezes um pré-requisito para a automação, mas as duas coisas não são o mesmo.
Todos os processos devem ser automatizados?
Não. A automação compensa em tarefas frequentes e semelhantes, com um percurso claramente definido. Para tarefas raras ou muito variáveis, o esforço de construir e manter a automação supera frequentemente o benefício. Um processo instável deve primeiro ser normalizado, antes de ser automatizado.
Qual é a diferença entre a automação clássica e a automação apoiada em IA?
A automação clássica segue regras fixas de se-então e só funciona dentro de casos claramente definidos. A automação apoiada em IA consegue, além disso, lidar com entradas pouco claras ou variáveis e estimar probabilidades, por exemplo ao classificar automaticamente documentos ou detetar anomalias em dados de medição.