Automaatio
Automaatio tarkoittaa sitä, että koneet tai ohjelmistot suorittavat toistuvia tehtäviä itsenäisesti ilman jatkuvaa manuaalista ohjausta.
Automaatio tarkoittaa teknologian käyttöä prosessin pitämiseksi käynnissä ilman jatkuvaa ihmisen ohjausta. Järjestelmä noudattaa kiinteitä sääntöjä tai algoritmeja ja toistaa tehtävän joka kerta samalla tavalla. Tämä kattaa sekä mekaanisen automaation, kuten robottikäsivarsia hyödyntävän tuotantolinjan, että digitaalisen automaation, kuten ohjelmiston, joka siirtää tietoa kahden järjestelmän välillä. Molemmissa tapauksissa ihminen määrittää prosessin kerran, ja järjestelmä suorittaa sen itsenäisesti.
Karkeasti jaoteltuna on kaksi tasoa. Sääntöpohjainen automaatio noudattaa kiinteää jos-niin-logiikkaa ja sopii tehtäviin, joilla on selkeästi määritelty polku, kuten laskun automaattinen luonti tilauksesta. Tekoälyavusteinen automaatio pystyy lisäksi käsittelemään epäselvää tai vaihtelevaa syötettä, esimerkiksi lajittelemaan saapuvat sähköpostit aiheen mukaan. Yleisiä käyttöalueita ovat valmistus (robotiikka, kuljetinjärjestelmät), hallinto (laskutus, tietojen täsmäytys) ja IT (automaattiset ohjelmistopäivitykset, järjestelmävalvonta).
Automaatio kannattaa erityisesti tehtävissä, jotka toistuvat usein, noudattavat samaa kaavaa ja tapahtuvat suuressa mittakaavassa. Se tuottaa tasaista laatua, nopeutta ja vähemmän huolimattomuusvirheitä. Samalla se vaatii alkuinvestoinnin, jatkuvaa ylläpitoa ja vakaan taustaprosessin. Epävakaan tai virhealttiin prosessin automatisointi vain nopeuttaa virheiden syntymistä sen sijaan, että ne poistuisivat. Siksi prosessin standardointi tulee yleensä ensin ja automaatio vasta sen jälkeen.
Käytännön esimerkki
Käsityöyrityksellä, jossa on 15 työntekijää, laaditaan noin 20 laskua viikossa. Aiemmin työntekijä kopioi tilaustiedot käsin tilausjärjestelmästä Excel-pohjaan, mikä vei noin 50 minuuttia viikossa ja aiheutti toisinaan numerosekaannuksia. Vaiheen automatisoinnin jälkeen yksinkertainen skripti hakee tiedot nyt suoraan tilausjärjestelmästä ja luo laskut PDF-muodossa, jotka työntekijä vain tarkistaa nopeasti. Työmäärä laskee noin 8 minuuttiin viikossa, mikä vapauttaa noin 36 tuntia vuodessa asiakaskeskusteluihin ja tarjouksiin.
Miten Leanshift auttaa
Automaatio on klassinen keino poistaa toistuvista tehtävistä odottamisen ja siirtojen muodossa ilmenevää mudaa. Kaizenin hengessä järjestyksellä on väliä: ensin prosessi ymmärretään ja vakautetaan, vasta sitten se automatisoidaan, muuten huono prosessi vain suoritetaan huonosti suuremmalla nopeudella. Tämä vapauttaa aikaa työlle, joka todella luo arvoa, sen periaatteen mukaisesti, että parannetaan, jotta yhä useammasta tulisi parantaja.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on automaatiolla ja digitalisaatiolla?
Digitalisaatio muuttaa tiedon ja prosessit digitaaliseen muotoon, esimerkiksi korvaamalla paperilomakkeen verkkolomakkeella. Automaatio menee askeleen pidemmälle ja antaa tehtävän suoriutua ilman manuaalista syötettä. Digitalisaatio on usein automaation edellytys, mutta ne eivät ole sama asia.
Pitäisikö jokainen prosessi automatisoida?
Ei. Automaatio kannattaa usein toistuville, samankaltaisille tehtäville, joilla on selkeästi määritelty polku. Harvinaisten tai hyvin vaihtelevien tehtävien kohdalla automaation rakentamisen ja ylläpidon vaiva ylittää usein hyödyn. Epävakaa prosessi kannattaa ensin standardoida, ennen kuin se automatisoidaan.
Mitä eroa on perinteisellä automaatiolla ja tekoälyavusteisella automaatiolla?
Klassinen automaatio noudattaa kiinteitä jos-niin-sääntöjä ja toimii vain selkeästi määritellyissä tapauksissa. Tekoälyavusteinen automaatio pystyy lisäksi käsittelemään epäselvää tai vaihtelevaa syötettä ja arvioimaan todennäköisyyksiä, esimerkiksi luokitellessaan asiakirjoja automaattisesti tai havaitessaan poikkeamia mittausdatasta.