Otomatisasi
Otomatisasi berarti membiarkan mesin atau perangkat lunak menjalankan tugas yang berulang secara mandiri, tanpa masukan manual yang terus-menerus.
Otomatisasi adalah penggunaan teknologi untuk menjalankan suatu proses tanpa kendali manusia yang terus-menerus. Sebuah sistem mengikuti aturan atau algoritma tetap dan mengulang suatu tugas dengan cara yang sama setiap kali. Ini mencakup otomatisasi mekanis, seperti lini produksi dengan lengan robot, maupun otomatisasi digital, seperti perangkat lunak yang memindahkan data antara dua sistem. Dalam kedua kasus, seseorang mendefinisikan proses tersebut sekali, dan sistem kemudian menjalankannya sendiri.
Secara garis besar ada dua tingkatan. Otomatisasi berbasis aturan mengikuti logika jika-maka yang tetap dan cocok untuk tugas dengan alur yang jelas, seperti membuat faktur secara otomatis dari sebuah pesanan. Otomatisasi berbasis AI dapat pula menangani masukan yang tidak jelas atau bervariasi, misalnya menyortir email masuk berdasarkan topik. Area penggunaan yang umum meliputi manufaktur (robotika, sistem konveyor), administrasi (penagihan, rekonsiliasi data), dan TI (pembaruan perangkat lunak otomatis, pemantauan sistem).
Otomatisasi paling menguntungkan untuk tugas yang sering terjadi, mengikuti pola yang sama, dan berlangsung dalam skala besar. Otomatisasi memberikan kualitas yang konsisten, kecepatan, dan lebih sedikit kesalahan ceroboh. Di sisi lain, otomatisasi membutuhkan investasi awal, pemeliharaan berkelanjutan, dan proses dasar yang stabil. Mengotomatisasi proses yang tidak stabil atau rawan kesalahan hanya akan membuat kesalahan itu terjadi lebih cepat, bukan menghilangkannya. Itulah sebabnya standardisasi proses biasanya dilakukan lebih dulu, baru kemudian otomatisasi menyusul.
Contoh Praktis
Sebuah usaha jasa dengan 15 karyawan menerbitkan sekitar 20 faktur per minggu. Sebelumnya, seorang karyawan menyalin data pesanan secara manual dari sistem pesanan ke templat Excel, yang memakan waktu sekitar 50 menit per minggu dan sesekali menyebabkan kesalahan angka. Setelah langkah ini diotomatisasi, sebuah skrip sederhana kini mengambil data langsung dari sistem pesanan dan menghasilkan faktur dalam bentuk PDF, yang hanya perlu diperiksa sekilas oleh karyawan tersebut. Usaha yang dibutuhkan turun menjadi sekitar 8 menit per minggu, sehingga sekitar 36 jam per tahun dibebaskan untuk percakapan dengan pelanggan dan penawaran.
Bagaimana Leanshift Membantu
Otomatisasi adalah pengungkit klasik yang bisa kamu gunakan untuk menghilangkan muda berupa waktu tunggu dan waktu serah terima dari tugas yang berulang. Sejalan dengan semangat Kaizen, urutannya penting: pahami dan stabilkan proses terlebih dahulu, baru kemudian otomatisasi, jika tidak, proses yang buruk hanya akan dijalankan dengan buruk namun lebih cepat. Ini membebaskan waktu untuk pekerjaan yang benar-benar menciptakan nilai, sejalan dengan semangat memperbaiki agar lebih banyak orang bisa menjadi pelaku perbaikan.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa perbedaan antara otomatisasi dan digitalisasi?
Digitalisasi mengubah informasi dan proses menjadi bentuk digital, misalnya mengganti formulir kertas dengan formulir daring. Otomatisasi melangkah lebih jauh dengan membiarkan suatu tugas berjalan tanpa masukan manual. Digitalisasi sering menjadi prasyarat bagi otomatisasi, tetapi keduanya bukanlah hal yang sama.
Apakah setiap proses harus diotomatisasi?
Tidak. Otomatisasi menguntungkan untuk tugas yang sering terjadi, serupa, dan memiliki alur yang jelas. Untuk tugas yang jarang terjadi atau sangat bervariasi, usaha untuk membangun dan memelihara otomatisasi sering kali lebih besar daripada manfaatnya. Proses yang tidak stabil sebaiknya distandardisasi terlebih dahulu sebelum diotomatisasi.
Apa perbedaan antara otomatisasi klasik dan otomatisasi berbasis AI?
Otomatisasi klasik mengikuti aturan jika-maka yang tetap dan hanya berfungsi dalam kasus yang jelas batasannya. Otomatisasi berbasis AI dapat pula menangani masukan yang tidak jelas atau bervariasi serta memperkirakan kemungkinan, misalnya saat mengklasifikasikan dokumen secara otomatis atau mendeteksi anomali dalam data pengukuran.