自动化
自动化是指让机器或软件自主执行重复性任务,而无需持续的人工输入。
自动化是指利用技术让流程在无需持续人工干预的情况下运行。系统遵循固定的规则或算法,每次都以相同的方式重复执行任务。这既包括机械自动化,例如配备机械臂的生产线,也包括数字自动化,例如在两个系统之间传输数据的软件。在这两种情况下,都是由人一次性定义好流程,之后系统便自行执行。
大致可分为两个层次。基于规则的自动化遵循固定的"如果-那么"逻辑,适用于路径清晰明确的任务,例如根据订单自动生成发票。而由人工智能支持的自动化还能处理模糊或多变的输入,例如按主题对收到的邮件进行分类。常见的应用领域包括制造业(机器人、传送系统)、行政管理(开票、数据核对)以及IT领域(自动软件更新、系统监控)。
自动化主要在任务频繁发生、遵循相同模式且具有一定规模时才划算。它能带来稳定的质量、更快的速度,并减少疏忽性错误。与此同时,自动化需要前期投入、持续维护以及一个稳定的底层流程。将一个不稳定或容易出错的流程自动化,只会让错误发生得更快,而不会消除错误。这正是为什么通常应先将流程标准化,再进行自动化。
实用示例
一家拥有15名员工的手工业企业每周开具约20张发票。此前,一名员工需要手动将订单数据从订单系统复制到Excel模板中,每周耗时约50分钟,偶尔还会出现数字混淆的问题。将这一步骤自动化之后,一个简单的脚本现在可以直接从订单系统提取数据并生成PDF格式的发票,员工只需简单核对即可。所需时间降至每周约8分钟,每年约节省36小时,可用于客户沟通和报价工作。
Leanshift 如何提供帮助
自动化是消除反复出现任务中等待和交接时间这类浪费(Muda)的经典杠杆。本着Kaizen的精神,顺序很重要:先理解并稳定流程,再进行自动化,否则一个糟糕的流程只会以更快的速度被糟糕地执行。这样才能腾出时间投入真正创造价值的工作,这也符合"改善是为了培养更多改善者"的理念。
常见问题
自动化与数字化有什么区别?
数字化是将信息和流程转化为数字形式,例如用在线表单取代纸质表单。自动化则更进一步,让任务无需人工输入即可运行。数字化通常是自动化的前提条件,但两者并不是同一回事。
是否应该将每个流程都自动化?
不是的。自动化适合频繁发生、模式相似且路径清晰的任务。对于罕见或高度多变的任务,构建和维护自动化所付出的努力往往超过其带来的收益。不稳定的流程应先标准化,再进行自动化。
传统自动化与人工智能支持的自动化有什么区别?
传统自动化遵循固定的"如果-那么"规则,只在明确界定的情形下起作用。由人工智能支持的自动化还能处理模糊或多变的输入并估算可能性,例如自动对文档进行分类或识别测量数据中的异常。