Αυτοματοποίηση
Αυτοματοποίηση σημαίνει να αφήνεις μηχανές ή λογισμικό να εκτελούν επαναλαμβανόμενες εργασίες μόνα τους, χωρίς συνεχή χειροκίνητη παρέμβαση.
Η αυτοματοποίηση είναι η χρήση τεχνολογίας ώστε μια διαδικασία να συνεχίζει να λειτουργεί χωρίς συνεχή ανθρώπινο έλεγχο. Ένα σύστημα ακολουθεί σταθερούς κανόνες ή αλγορίθμους και επαναλαμβάνει μια εργασία με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά. Αυτό καλύπτει τόσο τη μηχανική αυτοματοποίηση, όπως μια γραμμή παραγωγής με ρομποτικούς βραχίονες, όσο και την ψηφιακή αυτοματοποίηση, όπως λογισμικό που μετακινεί δεδομένα ανάμεσα σε δύο συστήματα. Και στις δύο περιπτώσεις, ένα άτομο ορίζει τη διαδικασία μία φορά και το σύστημα την εκτελεί στη συνέχεια μόνο του.
Υπάρχουν γενικά δύο επίπεδα. Η αυτοματοποίηση βάσει κανόνων ακολουθεί σταθερή λογική if-then και ταιριάζει σε εργασίες με σαφώς καθορισμένη πορεία, όπως η αυτόματη δημιουργία τιμολογίου από μια παραγγελία. Η αυτοματοποίηση με υποστήριξη AI μπορεί επιπλέον να διαχειριστεί ασαφή ή μεταβαλλόμενα δεδομένα εισόδου, για παράδειγμα την ταξινόμηση εισερχόμενων email ανά θέμα. Συνήθεις τομείς χρήσης περιλαμβάνουν τη μεταποίηση (ρομποτική, συστήματα μεταφοράς), τη διοίκηση (τιμολόγηση, συμφωνία δεδομένων) και την πληροφορική (αυτόματες ενημερώσεις λογισμικού, παρακολούθηση συστημάτων).
Η αυτοματοποίηση αποδίδει κυρίως για εργασίες που εμφανίζονται συχνά, ακολουθούν το ίδιο μοτίβο και συμβαίνουν σε μεγάλη κλίμακα. Προσφέρει σταθερή ποιότητα, ταχύτητα και λιγότερα απρόσεκτα λάθη. Ταυτόχρονα, απαιτεί μια αρχική επένδυση, συνεχή συντήρηση και μια σταθερή υποκείμενη διαδικασία. Η αυτοματοποίηση μιας ασταθούς ή επιρρεπούς σε λάθη διαδικασίας απλώς κάνει τα λάθη να συμβαίνουν πιο γρήγορα αντί να τα εξαλείφει. Γι' αυτό η τυποποίηση της διαδικασίας συνήθως προηγείται, με την αυτοματοποίηση να ακολουθεί.
Πρακτικό παράδειγμα
Μια βιοτεχνική επιχείρηση με 15 εργαζομένους εκδίδει περίπου 20 τιμολόγια την εβδομάδα. Παλαιότερα, ένας εργαζόμενος αντέγραφε τα στοιχεία της παραγγελίας με το χέρι από το σύστημα παραγγελιών σε ένα πρότυπο Excel, κάτι που απαιτούσε περίπου 50 λεπτά την εβδομάδα και περιστασιακά προκαλούσε λάθη στους αριθμούς. Μετά την αυτοματοποίηση του βήματος, ένα απλό script αντλεί πλέον τα δεδομένα απευθείας από το σύστημα παραγγελιών και δημιουργεί τα τιμολόγια ως PDF, τα οποία ο εργαζόμενος απλώς ελέγχει σύντομα. Ο χρόνος μειώνεται σε περίπου 8 λεπτά την εβδομάδα, δηλαδή περίπου 36 ώρες τον χρόνο που ελευθερώνονται για συζητήσεις με πελάτες και προσφορές.
Πώς βοηθά το Leanshift
Η αυτοματοποίηση είναι ένας κλασικός μοχλός που μπορείς να χρησιμοποιήσεις για να αφαιρέσεις muda με τη μορφή αναμονής και χρόνου παράδοσης από επαναλαμβανόμενες εργασίες. Στο πνεύμα του Kaizen, η σειρά έχει σημασία: πρώτα κατανόησε και σταθεροποίησε τη διαδικασία, μετά αυτοματοποίησέ την, διαφορετικά μια κακή διαδικασία απλώς εκτελείται χειρότερα με μεγαλύτερη ταχύτητα. Αυτό ελευθερώνει χρόνο για την εργασία που πραγματικά δημιουργεί αξία, σύμφωνα με τη λογική να βελτιώνεις ώστε περισσότεροι άνθρωποι να γίνονται βελτιωτές.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στην αυτοματοποίηση και την ψηφιοποίηση;
Η ψηφιοποίηση μετατρέπει πληροφορίες και διαδικασίες σε ψηφιακή μορφή, όπως η αντικατάσταση ενός έντυπου εντύπου με ένα διαδικτυακό. Η αυτοματοποίηση πηγαίνει ένα βήμα παραπέρα και επιτρέπει σε μια εργασία να εκτελείται χωρίς χειροκίνητη παρέμβαση. Η ψηφιοποίηση είναι συχνά προϋπόθεση για την αυτοματοποίηση, αλλά τα δύο δεν είναι το ίδιο πράγμα.
Πρέπει κάθε διαδικασία να αυτοματοποιείται;
Όχι. Η αυτοματοποίηση αποδίδει για συχνές, παρόμοιες εργασίες με σαφώς καθορισμένη πορεία. Για σπάνιες ή πολύ μεταβλητές εργασίες, η προσπάθεια κατασκευής και συντήρησης της αυτοματοποίησης συχνά ξεπερνά το όφελος. Μια ασταθής διαδικασία πρέπει πρώτα να τυποποιείται, πριν αυτοματοποιηθεί.
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα στην κλασική αυτοματοποίηση και την αυτοματοποίηση με υποστήριξη AI;
Η κλασική αυτοματοποίηση ακολουθεί σταθερούς κανόνες if-then και λειτουργεί μόνο εντός σαφώς καθορισμένων περιπτώσεων. Η αυτοματοποίηση με υποστήριξη AI μπορεί επιπλέον να διαχειριστεί ασαφή ή μεταβαλλόμενα δεδομένα εισόδου και να εκτιμήσει πιθανότητες, για παράδειγμα κατά την αυτόματη ταξινόμηση εγγράφων ή τον εντοπισμό ανωμαλιών σε δεδομένα μετρήσεων.