Tự động hóa Quy trình bằng Robot (RPA)
Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA) sử dụng các robot phần mềm tự động thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, dựa trên quy tắc trên các giao diện người dùng hiện có, theo cách giống như một người sẽ làm trên bàn phím.
Một bot RPA vận hành các ứng dụng hiện có theo cách giống như một người sẽ làm: nó mở chương trình, nhấp vào nút, đọc các trường, và nhập giá trị vào biểu mẫu. Nó không cần một giao diện lập trình cho việc này; nó hoạt động trực tiếp trên cùng giao diện người dùng mà một con người sẽ thấy. Bot tuân theo một bộ quy tắc cố định, được xác định trước theo kiểu nếu điều kiện A xảy ra, thực hiện bước B, điều này phân biệt RPA với tích hợp hệ thống cổ điển, nơi phần mềm giao tiếp trực tiếp với phần mềm khác thông qua các giao diện.
Các trường hợp sử dụng điển hình là các nhiệm vụ lặp lại thường xuyên, có cấu trúc rõ ràng, và ít có chỗ cho sai sót: trích xuất dữ liệu hóa đơn từ tài liệu PDF và nhập vào hệ thống kế toán, xử lý xác nhận đơn hàng đến qua email, đối chiếu dữ liệu chủ giữa hai hệ thống, hoặc tổng hợp báo cáo từ nhiều nguồn. RPA thường được kết hợp với nhận dạng ký tự quang học để nó cũng có thể xử lý các tài liệu không có cấu trúc như bản quét hoặc ảnh chụp. RPA mang lại lợi ích đặc biệt ở những nơi các hệ thống cũ không có giao diện hiện đại phải tiếp tục được sử dụng vì một tích hợp thực sự sẽ quá đắt đỏ hoặc quá rủi ro.
RPA không phải là trí tuệ nhân tạo theo nghĩa chặt chẽ. Một bot cổ điển không tự học; nó tuân theo các quy tắc được lập trình cứng nhắc, vì vậy nếu giao diện của một ứng dụng thay đổi, chẳng hạn qua một bản cập nhật phần mềm, bot có thể bị hỏng và cần được cấu hình lại. Các nền tảng RPA hiện đại ngày càng kết hợp tự động hóa dựa trên quy tắc với các thành phần AI như nhận dạng văn bản hoặc phân loại để xử lý các trường hợp ngoại lệ một cách linh hoạt hơn. Tuy nhiên, đối với các quy trình có cấu trúc, khối lượng lớn với các quy tắc rõ ràng, RPA thuần túy vẫn thường là lựa chọn đơn giản và rẻ hơn.
Ví dụ thực tế
Một doanh nghiệp thương mại cỡ vừa nhận khoảng 300 hóa đơn nhà cung cấp mỗi tháng qua email và thư tín; cho đến nay, mỗi hóa đơn phải được nhập thủ công vào hệ thống kế toán bởi một nhân viên, mất trung bình khoảng 6 phút mỗi hóa đơn. Một bot RPA hiện tự động đọc các hóa đơn, chọn ra nhà cung cấp, số tiền, và số hóa đơn bằng công nghệ nhận dạng văn bản, và nhập dữ liệu trực tiếp vào hệ thống. Nhân viên chỉ kiểm tra các trường hợp ngoại lệ, giảm khối lượng công việc hàng tháng từ khoảng 30 giờ xuống còn khoảng 6 giờ, với thời gian được giải phóng dành cho việc giải quyết các trường hợp tranh chấp và các cuộc gọi với nhà cung cấp.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
RPA khắc phục các đứt gãy truyền thông (media break) âm thầm ngốn thời gian trong nhiều quy trình: dữ liệu được sao chép thủ công giữa các hệ thống không chỉ tốn phút, nó còn tạo ra các nguồn lỗi và thời gian chờ đợi. Từ góc độ kaizen, RPA chỉ đáng để xem xét khi quy trình nền tảng đã được hiểu và ổn định; nếu không, bạn chỉ đang tự động hóa lãng phí hiện có nhanh hơn. Được sử dụng tốt, RPA giải phóng năng lực cho công việc thực sự thúc đẩy cải tiến: đánh giá, đặt câu hỏi, suy nghĩ sâu hơn.
Câu hỏi thường gặp
RPA có giống với trí tuệ nhân tạo không?
Không. RPA cổ điển tuân theo các quy tắc cố định do con người xác định và không tự học. Chỉ khi RPA được kết hợp với các thành phần AI như nhận dạng văn bản hoặc phân loại thì nó mới có thể xử lý các trường hợp ngoại lệ và dữ liệu không có cấu trúc.
RPA có thay thế công việc không?
RPA chủ yếu đảm nhận các nhiệm vụ con lặp lại, dựa trên quy tắc, không phải toàn bộ vai trò. Trong thực tế, công việc có xu hướng chuyển sang các nhiệm vụ đòi hỏi phán đoán, xử lý ngoại lệ, hoặc giao tiếp với khách hàng.
Doanh nghiệp cần gì để giới thiệu RPA?
Điểm khởi đầu là một quy trình được ghi chép rõ ràng, ổn định với các quy tắc rõ ràng. Không có một quy trình làm việc được mô tả đúng cách, tự động hóa thường chỉ khiến sự hỗn loạn hiện có chạy nhanh hơn.