Medienbruch
Wechsel des Mediums innerhalb eines Arbeitsablaufs, etwa von digital zu Papier und zurück, der Zeit kostet und Fehlerquellen schafft.
Ein Medienbruch tritt auf, wenn Informationen innerhalb eines Ablaufs das Medium wechseln müssen, statt durchgängig in derselben, idealerweise digitalen Form weiterverarbeitet zu werden. Typisch ist der Wechsel von digital zu Papier oder umgekehrt, aber auch der Wechsel zwischen zwei unverbundenen digitalen Systemen zählt dazu, wenn Daten von Hand übertragen werden müssen.
Ein klassisches Beispiel ist eine elektronisch eingegangene Rechnung, die ausgedruckt, manuell geprüft, handschriftlich abgezeichnet und anschließend wieder in ein System eingetippt wird. Jeder dieser Schritte kostet Zeit und birgt das Risiko, dass Werte falsch übertragen werden.
Medienbrüche verhindern eine durchgängige, automatisierte Verarbeitung von Informationen. Sie sind häufig ein Symptom fehlender oder unzureichender Schnittstellen zwischen Systemen und lassen sich in vielen Fällen genau dort beheben, wo zwei Systeme bislang nicht direkt miteinander sprechen.
Praxisbeispiel
In einer Werkstatt werden Arbeitszeiten weiterhin auf Papierzetteln erfasst, die am Monatsende in die Lohnsoftware übertragen werden. Bei rund 30 Zetteln pro Monat und je zwei Minuten Übertragungszeit gehen dadurch etwa eine Stunde reine Abtippzeit verloren, zusätzlich zu gelegentlichen Zahlendrehern.
So hilft Leanshift
Medienbrüche sind eine der stillsten Formen von Verschwendung, weil sie im Alltag oft als normal gelten. Sie aufzuspüren und gezielt zu schließen gehört zu den einfacheren, wirkungsvollen Schritten auf dem Weg zu durchgängigeren Prozessen.
Häufige Fragen
Sind Medienbrüche immer schlecht?
Nicht zwingend, ein bewusster Medienwechsel kann sinnvoll sein, etwa eine Unterschrift auf Papier aus rechtlichen Gründen; problematisch wird es, wenn Brüche unnötig oft und unbemerkt auftreten.
Wie findet man Medienbrüche im eigenen Betrieb?
Am einfachsten durch das Nachverfolgen einzelner Abläufe Schritt für Schritt, etwa direkt vor Ort, wobei jeder Wechsel des Trägermediums notiert wird.