Robottiprosessiautomaatio (RPA)
Robottiprosessiautomaatio (RPA) käyttää ohjelmistorobotteja, jotka suorittavat automaattisesti sääntöpohjaisia, toistuvia tehtäviä olemassa olevissa käyttöliittymissä, samalla tavalla kuin ihminen näppäimistön ääressä.
RPA-botti käyttää olemassa olevia sovelluksia samalla tavalla kuin ihminen: se avaa ohjelmia, klikkaa painikkeita, lukee kenttiä ja syöttää arvoja lomakkeisiin. Se ei tarvitse tähän ohjelmointirajapintaa; se toimii suoraan samassa käyttöliittymässä, jonka ihminenkin näkisi. Botti noudattaa kiinteää, ennalta määriteltyä sääntöjoukkoa tyyliin "jos ehto A täyttyy, suorita vaihe B", mikä erottaa RPA:n perinteisestä järjestelmäintegraatiosta, jossa ohjelmistot kommunikoivat suoraan toistensa kanssa rajapintojen kautta.
Tyypillisiä käyttötapauksia ovat tehtävät, jotka toistuvat usein, ovat selkeästi rakenteisia ja jättävät vähän tilaa virheille: laskudatan poimiminen PDF-asiakirjoista ja syöttäminen kirjanpitojärjestelmään, sähköpostitse saapuvien tilausvahvistusten käsittely, perustietojen täsmäytys kahden järjestelmän välillä tai raporttien kokoaminen useista lähteistä. RPA yhdistetään usein optiseen merkintunnistukseen, jotta se pystyy käsittelemään myös jäsentämättömiä asiakirjoja, kuten skannauksia tai valokuvia. RPA kannattaa erityisesti silloin, kun vanhat järjestelmät ilman nykyaikaista rajapintaa täytyy säilyttää, koska todellinen integraatio olisi liian kallis tai liian riskialtis.
RPA ei ole tarkasti ottaen tekoälyä. Perinteinen botti ei opi itsenäisesti; se noudattaa jäykästi ohjelmoituja sääntöjä, joten jos sovelluksen käyttöliittymä muuttuu, esimerkiksi ohjelmistopäivityksen myötä, botti voi rikkoutua ja se on määriteltävä uudelleen. Nykyaikaiset RPA-alustat yhdistävät yhä enemmän sääntöpohjaista automaatiota tekoälypalasiin, kuten tekstintunnistukseen tai luokitteluun, jotta poikkeuksia voidaan käsitellä joustavammin. Rakenteisille, suurivolyymisille prosesseille, joilla on selkeät säännöt, pelkkä RPA on kuitenkin usein edelleen yksinkertaisempi ja halvempi vaihtoehto.
Käytännön esimerkki
Keskisuuri käsityöyritys vastaanottaa noin 300 toimittajalaskua kuukaudessa sähköpostitse ja postitse; tähän asti jokainen niistä on syötetty käsin kirjanpitojärjestelmään työntekijän toimesta, mikä on vienyt keskimäärin noin 6 minuuttia laskua kohden. RPA-botti lukee nyt laskut automaattisesti, poimii toimittajan, summan ja laskunumeron tekstintunnistuksen avulla ja syöttää tiedot suoraan järjestelmään. Työntekijä tarkistaa enää poikkeustapaukset, mikä laskee kuukausittaisen työmäärän noin 30 tunnista noin 6 tuntiin, ja vapautunut aika käytetään kiistanalaisten tapausten ratkaisemiseen ja toimittajapuheluihin.
Miten Leanshift auttaa
RPA sulkee mediakatkoja, jotka syövät hiljaa aikaa monissa prosesseissa: käsin kopioitu data järjestelmien välillä ei vie vain minuutteja, se luo myös virhelähteitä ja odotusaikaa. Kaizen-näkökulmasta RPA kannattaa ottaa tarkasteluun vasta, kun taustalla oleva prosessi itsessään on ymmärretty ja vakautettu; muuten automatisoidaan vain olemassa oleva hukka nopeammin. Hyvin käytettynä RPA vapauttaa kapasiteettia työhön, joka todella ajaa parannusta eteenpäin: arviointiin, kysymysten esittämiseen, pidemmälle ajatteluun.
Usein kysytyt kysymykset
Onko RPA sama asia kuin tekoäly?
Ei. Perinteinen RPA noudattaa ihmisten määrittämiä kiinteitä sääntöjä eikä opi itsenäisesti. Vasta kun RPA yhdistetään tekoälykomponentteihin, kuten tekstintunnistukseen tai luokitteluun, se pystyy käsittelemään myös poikkeuksia ja jäsentämätöntä dataa.
Vieko RPA työpaikkoja?
RPA ottaa pääasiassa hoitaakseen toistuvia, sääntöpohjaisia osatehtäviä, ei kokonaisia työrooleja. Käytännössä työ siirtyy tehtäviin, jotka vaativat harkintaa, poikkeusten käsittelyä tai asiakaskontaktia.
Mitä yritys tarvitsee ottaakseen RPA:n käyttöön?
Lähtökohtana on selkeästi dokumentoitu, vakaa prosessi, jolla on yksiselitteiset säännöt. Ilman asianmukaisesti kuvattua työnkulkua automaatio yleensä vain nopeuttaa olemassa olevaa kaaosta.