Bên liên quan (Stakeholder)
Một bên liên quan (stakeholder) là bất kỳ cá nhân, nhóm, hoặc tổ chức nào có lợi ích thực sự trong một dự án hoặc quy trình, hoặc bị ảnh hưởng bởi kết quả của nó.
Thuật ngữ stakeholder (bên liên quan) đến từ quản lý chiến lược và bao gồm tất cả những ai có thể ảnh hưởng đến một dự án hoặc bị ảnh hưởng bởi nó. Các bên liên quan nội bộ bao gồm nhân viên, quản lý, và hội đồng lao động, trong khi các bên liên quan bên ngoài trải dài từ khách hàng và nhà cung cấp đến cơ quan quản lý và cộng đồng địa phương. Không giống như một cổ đông (shareholder), người nắm giữ một phần tài chính với tư cách chủ sở hữu, một bên liên quan đơn giản là có lợi ích liên quan, dù điều đó có nghĩa là bị ảnh hưởng bởi kết quả hay có quyền lực để định hình nó. Trong các dự án cải tiến, điều này trải dài từ người vận hành tại hiện trường đến giám đốc điều hành phê duyệt ngân sách.
Một phân tích bên liên quan thường lập bản đồ mọi người theo hai chiều: họ có bao nhiêu ảnh hưởng đối với dự án và họ quan tâm bao nhiêu đến kết quả của nó. Ma trận quyền lực-lợi ích này giúp các nhóm quyết định ai cần được tham gia chặt chẽ và ai chỉ cần được thông báo. Từ đó, một kế hoạch truyền thông nêu rõ khi nào mỗi nhóm bên liên quan nhận được cập nhật hoặc được yêu cầu góp ý về các quyết định. Bỏ qua bước này và những người quan trọng bị kéo vào quá muộn, điều này hầu như luôn gây ra sự chậm trễ về sau.
Sự tham gia của các bên liên quan thường quyết định thành công hay thất bại của những nỗ lực thay đổi quy trình. Những người được hỏi ý kiến sớm có xu hướng ủng hộ một giải pháp mới, trong khi những người được đưa cho một kế hoạch đã hoàn thiện có xu hướng phản đối nó, không phải vì ý tưởng tồi mà vì họ cảm thấy bị bỏ rơi. Một công cụ như ma trận RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed - Người thực hiện, Người chịu trách nhiệm, Người được tham vấn, Người được thông báo) giúp làm rõ ai thực sự quyết định, ai được tham vấn, và ai chỉ cần biết.
Ví dụ thực tế
Một xưởng mộc với 15 nhân viên lên kế hoạch tổ chức lại lịch trình máy móc để giảm thời gian chuyển đổi từ trung bình 25 phút xuống còn 15 phút. Trước khi triển khai bất cứ điều gì, quản lý xưởng lập bản đồ các bên liên quan chính: 4 người vận hành máy bị ảnh hưởng trực tiếp, nhóm mua hàng cần điều chỉnh dòng chảy vật liệu, 2 khách hàng lớn có thời hạn giao hàng chặt chẽ, và hội đồng lao động vì khả năng thay đổi ca làm việc. Qua ba cuộc trò chuyện ngắn, anh thu thập những lo ngại và đề xuất trước khi lịch trình mới được triển khai. Vì những người vận hành đã giúp định hình kế hoạch ngay từ đầu, việc chuyển đổi diễn ra gần như không gặp phản đối.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
Cải tiến liên tục chỉ hoạt động khi những người trong quy trình đồng hành, không chỉ những con số trên biểu đồ. Việc để các bên liên quan tham gia sớm là cách bạn thu thập kinh nghiệm thực tế biến một ý tưởng kaizen thành điều gì đó thực sự hiệu quả tại hiện trường. Điều đó biến cải tiến từ một chỉ thị được ban hành từ trên xuống thành một thay đổi mà mọi người đã giúp xây dựng, đó là cách bạn tạo ra nhiều người cải tiến hơn thay vì chỉ mang lại một kết quả duy nhất.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa một bên liên quan và một cổ đông là gì?
Một cổ đông sở hữu một phần tài chính trong một công ty. Một bên liên quan là bất kỳ ai có lợi ích trong một dự án hoặc bị ảnh hưởng bởi nó, bất kể quyền sở hữu tài chính. Mọi cổ đông đều là một bên liên quan, nhưng không phải mọi bên liên quan đều là cổ đông.
Làm thế nào để thực hiện một phân tích bên liên quan?
Bắt đầu bằng cách liệt kê mọi người có lợi ích trong dự án, sau đó vẽ họ trên một ma trận theo ảnh hưởng và lợi ích. Điều đó cho bạn biết ai cần được tham gia chặt chẽ, ai cần được cập nhật thường xuyên, và ai chỉ cần khả năng hiển thị thỉnh thoảng. Kết quả được đưa trực tiếp vào một kế hoạch truyền thông.
Tại sao các dự án cải tiến thường bị đình trệ vì các bên liên quan?
Thường thì những người bị ảnh hưởng bởi một thay đổi được thông báo quá muộn, hoặc không được hỏi ý kiến, vì vậy sự phản đối hình thành trước khi thay đổi thậm chí bắt đầu. Các vai trò không rõ ràng, ai quyết định so với ai chỉ được tham vấn, tạo thêm ma sát. Việc để mọi người tham gia sớm và trung thực giải quyết được phần lớn những xung đột này.