Ενδιαφερόμενο Μέρος
Ένα ενδιαφερόμενο μέρος (stakeholder) είναι οποιοδήποτε άτομο, ομάδα ή οργανισμός με γνήσιο ενδιαφέρον για ένα έργο ή μια διαδικασία, ή που επηρεάζεται από το αποτέλεσμά της.
Ο όρος ενδιαφερόμενο μέρος (stakeholder) προέρχεται από τη στρατηγική διοίκηση και καλύπτει όλους όσους μπορούν να επηρεάσουν ένα έργο ή επηρεάζονται από αυτό. Οι εσωτερικοί ενδιαφερόμενοι περιλαμβάνουν εργαζομένους, διευθυντές και συμβούλια εργαζομένων, ενώ οι εξωτερικοί ενδιαφερόμενοι κυμαίνονται από πελάτες και προμηθευτές έως ρυθμιστικές αρχές και τοπικές κοινότητες. Σε αντίθεση με έναν μέτοχο (shareholder), ο οποίος κατέχει οικονομικό μερίδιο ως ιδιοκτήτης, ένα ενδιαφερόμενο μέρος απλώς έχει διακύβευμα, είτε αυτό σημαίνει ότι επηρεάζεται από το αποτέλεσμα είτε ότι έχει τη δύναμη να το διαμορφώσει. Σε έργα βελτίωσης, αυτό εκτείνεται από τον χειριστή στον χώρο παραγωγής έως τον διευθυντή που εγκρίνει τον προϋπολογισμό.
Μια ανάλυση ενδιαφερόμενων μερών συνήθως χαρτογραφεί τους ανθρώπους σε δύο διαστάσεις: πόση επιρροή έχουν στο έργο και πόσο ενδιαφέρον έχουν για το αποτέλεσμά του. Αυτή η μήτρα επιρροής-ενδιαφέροντος βοηθά τις ομάδες να αποφασίσουν ποιος χρειάζεται να εμπλακεί στενά και ποιος απλώς χρειάζεται να μένει ενημερωμένος. Από εκεί, ένα σχέδιο επικοινωνίας καθορίζει πότε κάθε ομάδα ενδιαφερόμενων λαμβάνει ενημερώσεις ή καλείται να συνεισφέρει σε αποφάσεις. Αν παραλείψεις αυτό το βήμα, σημαντικοί άνθρωποι εμπλέκονται πολύ αργά, κάτι που σχεδόν πάντα προκαλεί καθυστερήσεις παρακάτω.
Η εμπλοκή ενδιαφερόμενων μερών συχνά καθορίζει την επιτυχία ή την αποτυχία προσπαθειών αλλαγής διαδικασιών. Οι άνθρωποι που τους ζητείται η γνώμη νωρίς τείνουν να υποστηρίζουν μια νέα λύση, ενώ οι άνθρωποι που τους παραδίδεται ένα τελειωμένο σχέδιο τείνουν να αντιστέκονται, όχι επειδή η ιδέα είναι κακή αλλά επειδή νιώθουν παραγκωνισμένοι. Ένα εργαλείο όπως η μήτρα RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) βοηθά να ξεκαθαριστεί ποιος πραγματικά αποφασίζει, ποιος συμβουλεύεται και ποιος απλώς χρειάζεται να ξέρει.
Πρακτικό παράδειγμα
Ένα ξυλουργείο με 15 εργαζομένους σχεδιάζει να αναδιοργανώσει τον προγραμματισμό μηχανών για να μειώσει τους χρόνους εναλλαγής από μέσο όρο 25 λεπτά σε 15. Πριν εφαρμόσει οτιδήποτε, ο διευθυντής του εργαστηρίου χαρτογραφεί τους βασικούς ενδιαφερόμενους: τους 4 χειριστές μηχανών που επηρεάζονται άμεσα, την ομάδα προμηθειών που πρέπει να προσαρμόσει τη ροή υλικών, 2 μεγάλους πελάτες με στενά χρονικά περιθώρια παράδοσης, και το συμβούλιο εργαζομένων λόγω πιθανών αλλαγών βάρδιας. Μέσα από τρεις σύντομες συζητήσεις συλλέγει ανησυχίες και προτάσεις πριν τεθεί σε λειτουργία το νέο πρόγραμμα. Επειδή οι χειριστές βοήθησαν να διαμορφωθεί το σχέδιο εξαρχής, η αλλαγή γίνεται με σχεδόν καθόλου αντίδραση.
Πώς βοηθά το Leanshift
Η συνεχής βελτίωση λειτουργεί μόνο όταν οι άνθρωποι μέσα στη διαδικασία ακολουθούν, όχι μόνο οι αριθμοί σε ένα διάγραμμα. Η έγκαιρη εμπλοκή ενδιαφερόμενων μερών είναι ο τρόπος να συγκεντρώσεις την πρακτική εμπειρία που μετατρέπει μια ιδέα kaizen σε κάτι που πραγματικά λειτουργεί στον χώρο παραγωγής. Αυτό μετατρέπει τη βελτίωση από μια εντολή που έρχεται από πάνω σε μια αλλαγή που οι άνθρωποι βοήθησαν να χτίσουν, κάτι που είναι ο τρόπος για να δημιουργήσεις περισσότερους βελτιωτές αντί απλώς να παραδώσεις ένα αποτέλεσμα.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι η διαφορά ανάμεσα σε ένα ενδιαφερόμενο μέρος και έναν μέτοχο;
Ένας μέτοχος κατέχει οικονομικό μερίδιο σε μια εταιρεία. Ένα ενδιαφερόμενο μέρος είναι οποιοσδήποτε έχει ενδιαφέρον για ένα έργο ή επηρεάζεται από αυτό, ανεξαρτήτως οικονομικής ιδιοκτησίας. Κάθε μέτοχος είναι ενδιαφερόμενο μέρος, αλλά όχι κάθε ενδιαφερόμενο μέρος είναι μέτοχος.
Πώς κάνεις μια ανάλυση ενδιαφερόμενων μερών;
Ξεκίνα καταγράφοντας όλους όσους έχουν διακύβευμα στο έργο, μετά τοποθέτησέ τους σε μια μήτρα ανά επιρροή και ενδιαφέρον. Αυτό σου λέει ποιος χρειάζεται στενή εμπλοκή, ποιος χρειάζεται τακτικές ενημερώσεις και ποιος απλώς χρειάζεται περιστασιακή ορατότητα. Τα αποτελέσματα τροφοδοτούν απευθείας ένα σχέδιο επικοινωνίας.
Γιατί τα έργα βελτίωσης κολλάνε τόσο συχνά εξαιτίας ενδιαφερόμενων μερών;
Συνήθως οι άνθρωποι που επηρεάζονται από μια αλλαγή ενημερώνονται πολύ αργά, ή δεν ρωτιούνται καθόλου, οπότε η αντίσταση χτίζεται πριν καν ξεκινήσει η αλλαγή. Ασαφείς ρόλοι, ποιος αποφασίζει έναντι του ποιος απλώς συμβουλεύεται, προσθέτουν περισσότερη τριβή. Το να εμπλέκεις τους ανθρώπους νωρίς και ειλικρινά προλαβαίνει τις περισσότερες από αυτές τις συγκρούσεις.