Interesariusz
Interesariusz to każda osoba, grupa lub organizacja mająca rzeczywisty interes w projekcie lub procesie, lub dotknięta jego wynikiem.
Termin interesariusz (stakeholder) pochodzi z zarządzania strategicznego i obejmuje wszystkich, którzy mogą wpływać na projekt lub są przez niego dotknięci. Do wewnętrznych interesariuszy należą pracownicy, kierownicy i rady zakładowe, natomiast zewnętrzni interesariusze obejmują od klientów i dostawców po organy regulacyjne i lokalne społeczności. W przeciwieństwie do udziałowca (shareholder), który posiada finansowy udział jako właściciel, interesariusz po prostu ma w tym swój interes, czy to poprzez bycie dotkniętym wynikiem, czy poprzez posiadanie władzy, by go kształtować. W projektach usprawnień obejmuje to wszystkich, od operatora na hali produkcyjnej po kierownictwo zatwierdzające budżet.
Analiza interesariuszy zwykle mapuje ludzi wzdłuż dwóch wymiarów: jak duży mają wpływ na projekt i jak duże mają zainteresowanie jego wynikiem. Ta macierz wpływu i zainteresowania pomaga zespołom zdecydować, kogo trzeba ściśle zaangażować, a kogo wystarczy informować. Na tej podstawie plan komunikacji określa, kiedy każda grupa interesariuszy otrzymuje aktualizacje lub jest proszona o zabranie głosu w decyzjach. Pomiń ten krok, a ważni ludzie zostaną włączeni zbyt późno, co niemal zawsze powoduje opóźnienia.
Zaangażowanie interesariuszy często decyduje o sukcesie lub porażce wysiłków zmiany procesu. Osoby, o których opinię zapytano wcześnie, zwykle wspierają nowe rozwiązanie, podczas gdy osoby, którym wręczono gotowy plan, zwykle stawiają opór, nie dlatego, że pomysł jest zły, ale dlatego, że czują się pominięte. Narzędzie takie jak macierz RACI (Odpowiedzialny, Rozliczalny, Konsultowany, Informowany) pomaga wyjaśnić, kto faktycznie decyduje, kto jest konsultowany, a kto tylko musi wiedzieć.
Przykład praktyczny
Warsztat stolarski zatrudniający 15 osób planuje reorganizację harmonogramu maszyn, by skrócić czasy przezbrojenia ze średnio 25 do 15 minut. Zanim cokolwiek zostanie wdrożone, kierownik warsztatu mapuje kluczowych interesariuszy: 4 operatorów maszyn, których to bezpośrednio dotyczy, dział zakupów, który musi dostosować przepływ materiałów, 2 głównych klientów z napiętymi terminami dostaw oraz radę zakładową ze względu na możliwe zmiany zmian. Podczas trzech krótkich rozmów zbiera obawy i sugestie, zanim nowy harmonogram wejdzie w życie. Ponieważ operatorzy od początku pomagali kształtować plan, zmiana przebiega niemal bez sprzeciwu.
Jak pomaga Leanshift
Ciągłe doskonalenie działa tylko wtedy, gdy ludzie wewnątrz procesu w nim uczestniczą, a nie tylko liczby na wykresie. Wczesne angażowanie interesariuszy to sposób na zebranie praktycznego doświadczenia, które zamienia pomysł kaizen w coś, co naprawdę działa na hali. To zamienia usprawnienie z polecenia narzuconego z góry w zmianę, którą ludzie pomogli zbudować, co jest sposobem na tworzenie większej liczby osób, które poprawiają, a nie tylko dostarczanie jednego wyniku.
Często zadawane pytania
Jaka jest różnica między interesariuszem a udziałowcem?
Udziałowiec posiada finansowy udział w firmie. Interesariusz to każdy, kto ma interes w projekcie lub jest przez niego dotknięty, niezależnie od udziału finansowego. Każdy udziałowiec jest interesariuszem, ale nie każdy interesariusz jest udziałowcem.
Jak przeprowadzić analizę interesariuszy?
Zacznij od wypisania wszystkich, którzy mają interes w projekcie, a następnie umieść ich na macierzy według wpływu i zainteresowania. To pokazuje, kogo trzeba ściśle zaangażować, kogo regularnie informować, a kto potrzebuje tylko sporadycznej widoczności. Wyniki trafiają bezpośrednio do planu komunikacji.
Dlaczego projekty usprawnień tak często utykają przez interesariuszy?
Zwykle ludzie dotknięci zmianą są informowani zbyt późno lub w ogóle nie są pytani, więc opór narasta, zanim zmiana w ogóle się zacznie. Niejasne role, kto decyduje, a kto jest tylko konsultowany, dodają kolejne tarcie. Wczesne i uczciwe zaangażowanie ludzi zapobiega większości tych konfliktów.