Sidosryhmä
Sidosryhmä on kuka tahansa henkilö, ryhmä tai organisaatio, jolla on aito intressi projektiin tai prosessiin, tai johon sen lopputulos vaikuttaa.
Termi sidosryhmä (stakeholder) tulee strategisesta johtamisesta ja kattaa kaikki, jotka voivat vaikuttaa projektiin tai joihin projekti vaikuttaa. Sisäisiin sidosryhmiin kuuluvat työntekijät, esihenkilöt ja yhteistoimintaelimet, kun taas ulkoiset sidosryhmät vaihtelevat asiakkaista ja toimittajista viranomaisiin ja paikallisyhteisöihin. Toisin kuin osakkeenomistaja, jolla on taloudellinen osuus omistajana, sidosryhmällä on yksinkertaisesti oma intressinsä, olipa kyse sitten lopputuloksen vaikutuksen kohteena olemisesta tai vallasta vaikuttaa siihen. Parannusprojekteissa tämä ulottuu lattiatason koneenkäyttäjästä aina budjetin hyväksyvään johtajaan asti.
Sidosryhmäanalyysi kartoittaa yleensä ihmisiä kahden ulottuvuuden mukaan: kuinka paljon vaikutusvaltaa heillä on projektiin ja kuinka paljon kiinnostusta heillä on sen lopputulokseen. Tämä valta-kiinnostusmatriisi auttaa tiimejä päättämään, kenet on otettava tiiviisti mukaan ja kenen riittää vain pysyä ajan tasalla. Tästä eteenpäin viestintäsuunnitelma kuvaa, milloin kukin sidosryhmä saa päivityksiä tai pyydetään ottamaan kantaa päätöksiin. Jos tämä vaihe ohitetaan, tärkeät ihmiset otetaan mukaan liian myöhään, mikä lähes aina aiheuttaa viivästyksiä myöhemmin.
Sidosryhmien osallistaminen ratkaisee usein prosessimuutosten onnistumisen tai epäonnistumisen. Ihmiset, joilta kysytään mielipidettä varhain, tukevat yleensä uutta ratkaisua, kun taas ihmiset, joille annetaan valmis suunnitelma, vastustavat sitä, ei siksi että idea olisi huono, vaan koska he tuntevat jääneensä ulkopuolelle. Työkalu kuten RACI-matriisi (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) auttaa selkeyttämään, kuka oikeasti päättää, ketä konsultoidaan ja kenen vain tarvitsee tietää.
Käytännön esimerkki
15 työntekijän puusepänliike suunnittelee koneiden aikataulutuksen uudelleenjärjestelyä lyhentääkseen asetusaikoja keskimäärin 25 minuutista 15 minuuttiin. Ennen mitään käyttöönottoa työpajan johtaja kartoittaa keskeiset sidosryhmät: neljä suoraan vaikutuksen kohteena olevaa koneenkäyttäjää, ostotiimin, jonka on säädettävä materiaalivirtaa, kaksi merkittävää asiakasta, joilla on tiukat toimitusikkunat, ja yhteistoimintaelimen mahdollisten vuoromuutosten vuoksi. Kolmen lyhyen keskustelun aikana hän kerää huolenaiheita ja ehdotuksia ennen kuin uusi aikataulu otetaan käyttöön. Koska koneenkäyttäjät saivat vaikuttaa suunnitelmaan alusta asti, muutos tapahtuu lähes ilman vastustusta.
Miten Leanshift auttaa
Jatkuva parantaminen toimii vain, jos prosessissa mukana olevat ihmiset tulevat mukaan, eivät pelkät kaavion luvut. Sidosryhmien varhainen osallistaminen on tapa kerätä käytännön kokemus, joka muuttaa kaizen-idean joksikin, joka oikeasti toimii lattiatasolla. Se muuttaa parantamisen ylhäältä annetusta käskystä muutokseksi, jonka rakentamisessa ihmiset ovat itse auttaneet, mikä on tapa luoda lisää parantajia yhden tuloksen toimittamisen sijaan.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä eroa on sidosryhmällä ja osakkeenomistajalla?
Osakkeenomistajalla on taloudellinen osuus yrityksestä. Sidosryhmä on kuka tahansa, jolla on intressi projektiin tai johon projekti vaikuttaa, riippumatta taloudellisesta omistuksesta. Jokainen osakkeenomistaja on sidosryhmä, mutta jokainen sidosryhmä ei ole osakkeenomistaja.
Miten sidosryhmäanalyysi tehdään?
Aloita listaamalla kaikki, joilla on intressi projektiin, ja sijoita heidät sitten matriisiin vaikutusvallan ja kiinnostuksen mukaan. Se kertoo, ketkä tarvitsevat tiivistä osallistumista, ketkä säännöllisiä päivityksiä ja ketkä vain satunnaista näkyvyyttä. Tulokset syötetään suoraan viestintäsuunnitelmaan.
Miksi parannusprojektit kaatuvat niin usein sidosryhmiin?
Yleensä muutoksen kohteena olevat ihmiset saavat tiedon liian myöhään tai heiltä ei kysytä lainkaan, jolloin vastustus kasvaa jo ennen muutoksen alkua. Epäselvät roolit, kuka päättää verrattuna siihen, ketä vain konsultoidaan, lisäävät kitkaa entisestään. Ihmisten osallistaminen varhain ja rehellisesti ehkäisee suurimman osan näistä konflikteista.