การทำงานอัตโนมัติด้วยหุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ (RPA)
Robotic Process Automation (RPA) ใช้หุ่นยนต์ซอฟต์แวร์ที่ดำเนินงานตามกฎและเกิดซ้ำโดยอัตโนมัติบนอินเทอร์เฟซผู้ใช้ที่มีอยู่แล้ว ในลักษณะเดียวกับที่คนทำผ่านคีย์บอร์ด
บอท RPA ทำงานกับแอปพลิเคชันที่มีอยู่แล้วในลักษณะเดียวกับที่คนทำ นั่นคือเปิดโปรแกรม คลิกปุ่ม อ่านฟิลด์ และป้อนค่าลงในแบบฟอร์ม โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เฟซการเขียนโปรแกรมสำหรับสิ่งนี้ แต่ทำงานโดยตรงบนอินเทอร์เฟซผู้ใช้แบบเดียวกับที่มนุษย์เห็น บอทปฏิบัติตามชุดกฎที่กำหนดไว้ตายตัวในลักษณะ หากเงื่อนไข A เกิดขึ้น ให้ดำเนินขั้นตอน B ซึ่งทำให้ RPA แตกต่างจากการบูรณาการระบบแบบดั้งเดิม ที่ซอฟต์แวร์สื่อสารกับซอฟต์แวร์อื่นโดยตรงผ่านอินเทอร์เฟซ
กรณีการใช้งานทั่วไป ได้แก่ งานที่เกิดซ้ำบ่อย มีโครงสร้างชัดเจน และมีช่องว่างสำหรับข้อผิดพลาดน้อย เช่น การดึงข้อมูลใบแจ้งหนี้จากเอกสาร PDF และป้อนเข้าสู่ระบบบัญชี การประมวลผลใบยืนยันคำสั่งซื้อที่มาทางอีเมล การกระทบยอดข้อมูลหลักระหว่างสองระบบ หรือการรวบรวมรายงานจากหลายแหล่ง RPA มักจับคู่กับเทคโนโลยีรู้จำอักขระด้วยแสง (optical character recognition) เพื่อให้จัดการเอกสารที่ไม่มีโครงสร้าง เช่น สแกนหรือภาพถ่ายได้ด้วย RPA ให้ผลตอบแทนคุ้มค่าเป็นพิเศษในกรณีที่ต้องคงระบบเก่าที่ไม่มีอินเทอร์เฟซทันสมัยไว้ เพราะการบูรณาการจริงจะมีค่าใช้จ่ายสูงเกินไปหรือมีความเสี่ยงเกินไป
RPA ไม่ใช่ปัญญาประดิษฐ์ในความหมายที่เคร่งครัด บอทแบบดั้งเดิมไม่เรียนรู้ด้วยตัวเอง แต่ปฏิบัติตามกฎที่ถูกโปรแกรมไว้อย่างตายตัว ดังนั้นหากอินเทอร์เฟซของแอปพลิเคชันเปลี่ยนแปลง เช่น จากการอัปเดตซอฟต์แวร์ บอทอาจหยุดทำงานและต้องกำหนดค่าใหม่ แพลตฟอร์ม RPA สมัยใหม่ผสมผสานการทำงานอัตโนมัติตามกฎเข้ากับส่วนประกอบ AI เช่น การรู้จำข้อความหรือการจำแนกประเภทมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่อจัดการกับข้อยกเว้นได้ยืดหยุ่นขึ้น อย่างไรก็ตาม สำหรับกระบวนการที่มีโครงสร้างชัดเจนและปริมาณสูงพร้อมกฎที่ชัดเจน RPA แบบธรรมดามักยังคงเป็นตัวเลือกที่ง่ายและคุ้มค่ากว่า
ตัวอย่างเชิงปฏิบัติ
ธุรกิจการค้าขนาดกลางได้รับใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ประมาณ 300 ใบต่อเดือนทางอีเมลและไปรษณีย์ จนถึงตอนนี้ พนักงานต้องป้อนข้อมูลแต่ละใบด้วยมือเข้าสู่ระบบบัญชี ใช้เวลาเฉลี่ยประมาณ 6 นาทีต่อใบแจ้งหนี้ ตอนนี้บอท RPA อ่านใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ดึงข้อมูลซัพพลายเออร์ จำนวนเงิน และหมายเลขใบแจ้งหนี้ด้วยเทคโนโลยีการรู้จำข้อความ แล้วป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบโดยตรง พนักงานตรวจสอบเฉพาะกรณีข้อยกเว้นเท่านั้น ช่วยลดภาระงานรายเดือนจากประมาณ 30 ชั่วโมงเหลือประมาณ 6 ชั่วโมง โดยเวลาที่เหลือนำไปใช้แก้ไขกรณีพิพาทและติดต่อซัพพลายเออร์ทางโทรศัพท์
Leanshift ช่วยอย่างไร
RPA ช่วยปิดช่องว่างการส่งต่อข้อมูล (media break) ที่แอบกินเวลาในหลายกระบวนการ การคัดลอกข้อมูลด้วยมือระหว่างระบบไม่เพียงเสียเวลาไม่กี่นาที แต่ยังสร้างแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดและเวลารอคอยด้วย จากมุมมองของ Kaizen RPA จะคุ้มค่าที่จะพิจารณาก็ต่อเมื่อกระบวนการพื้นฐานนั้นถูกเข้าใจและมีเสถียรภาพแล้วเท่านั้น มิฉะนั้นคุณก็เพียงแค่ทำให้ความสูญเปล่าที่มีอยู่เดิมเกิดขึ้นเร็วขึ้นเท่านั้น หากใช้อย่างเหมาะสม RPA จะปลดปล่อยศักยภาพสำหรับงานที่ขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างแท้จริง นั่นคือการตัดสิน การตั้งคำถาม และการคิดต่อยอด
คำถามที่พบบ่อย
RPA เหมือนกับปัญญาประดิษฐ์หรือไม่
ไม่ใช่ RPA แบบดั้งเดิมปฏิบัติตามกฎตายตัวที่กำหนดโดยคนและไม่เรียนรู้ด้วยตัวเอง เฉพาะเมื่อ RPA รวมเข้ากับส่วนประกอบ AI เช่น การรู้จำข้อความหรือการจำแนกประเภทเท่านั้น จึงจะสามารถจัดการกับข้อยกเว้นและข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างได้
RPA แทนที่ตำแหน่งงานหรือไม่
RPA รับหน้าที่งานย่อยที่ทำซ้ำและเป็นไปตามกฎเป็นหลัก ไม่ใช่บทบาททั้งหมด ในทางปฏิบัติ งานมักเปลี่ยนไปสู่งานที่ต้องใช้วิจารณญาณ การจัดการข้อยกเว้น หรือการติดต่อกับลูกค้า
ธุรกิจต้องมีอะไรบ้างในการนำ RPA มาใช้
จุดเริ่มต้นคือกระบวนการที่มีเอกสารชัดเจน มีเสถียรภาพ และมีกฎที่ไม่คลุมเครือ หากไม่มีขั้นตอนการทำงานที่อธิบายไว้อย่างเหมาะสม การทำงานอัตโนมัติมักจะเป็นเพียงการทำให้ความยุ่งเหยิงที่มีอยู่เดิมเกิดขึ้นเร็วขึ้นเท่านั้น