Automação Robótica de Processos (RPA)
A Automação Robótica de Processos (RPA) usa robôs de software que executam automaticamente tarefas repetitivas e baseadas em regras em interfaces de utilizador já existentes, da mesma forma que uma pessoa faria ao teclado.
Um bot de RPA opera aplicações já existentes tal como uma pessoa faria: abre programas, clica em botões, lê campos e introduz valores em formulários. Para isso, não precisa de uma interface de programação; trabalha diretamente na mesma interface de utilizador que uma pessoa veria. O bot segue um conjunto fixo e predefinido de regras, do tipo se a condição A ocorrer, executar o passo B, o que distingue a RPA da integração de sistemas clássica, em que o software comunica diretamente com outro software através de interfaces.
Os casos de uso típicos são tarefas que se repetem com frequência, são claramente estruturadas e deixam pouca margem para erro: extrair dados de faturas de documentos PDF e introduzi-los no sistema de contabilidade, processar confirmações de encomendas recebidas por e-mail, reconciliar dados-mestre entre dois sistemas, ou reunir relatórios de várias fontes. A RPA é frequentemente combinada com reconhecimento ótico de caracteres, para poder também lidar com documentos não estruturados, como digitalizações ou fotografias. A RPA compensa especialmente onde sistemas mais antigos, sem uma interface moderna, têm de continuar em uso porque uma integração real seria demasiado cara ou arriscada.
A RPA não é inteligência artificial no sentido estrito. Um bot clássico não aprende por conta própria; segue regras rigidamente programadas, pelo que, se a interface de uma aplicação mudar, por exemplo devido a uma atualização de software, o bot pode falhar e precisar de ser reconfigurado. As plataformas de RPA modernas combinam cada vez mais a automação baseada em regras com componentes de IA, como reconhecimento de texto ou classificação, para lidar com exceções de forma mais flexível. No entanto, para processos estruturados e de grande volume com regras claras, a RPA simples continua muitas vezes a ser a opção mais simples e barata.
Exemplo pratico
Uma empresa comercial de média dimensão recebe cerca de 300 faturas de fornecedores por mês, por e-mail e por correio; até agora, cada uma tinha de ser introduzida manualmente no sistema de contabilidade por um colaborador, o que demorava cerca de 6 minutos por fatura em média. Um bot de RPA lê agora as faturas automaticamente, extrai o fornecedor, o valor e o número da fatura através de reconhecimento de texto, e introduz os dados diretamente no sistema. O colaborador só verifica as exceções, reduzindo a carga de trabalho mensal de cerca de 30 horas para cerca de 6, com o tempo libertado a ser dedicado à resolução de casos contestados e a chamadas a fornecedores.
Como a Leanshift ajuda
A RPA elimina quebras de suporte que silenciosamente consomem tempo em muitos processos: dados copiados manualmente entre sistemas não custam apenas minutos, criam também fontes de erro e tempo de espera. Numa perspetiva kaizen, só vale a pena considerar a RPA depois de o próprio processo subjacente estar compreendido e estabilizado; caso contrário, está-se apenas a automatizar o desperdício existente mais depressa. Bem utilizada, a RPA liberta capacidade para o trabalho que realmente impulsiona a melhoria: avaliar, questionar, pensar mais além.
Perguntas frequentes
A RPA é o mesmo que inteligência artificial?
Não. A RPA clássica segue regras fixas definidas por pessoas e não aprende por conta própria. Só quando a RPA é combinada com componentes de IA, como reconhecimento de texto ou classificação, é que consegue também lidar com exceções e dados não estruturados.
A RPA substitui postos de trabalho?
A RPA assume sobretudo subtarefas repetitivas e baseadas em regras, não funções inteiras. Na prática, o trabalho tende a deslocar-se para tarefas que exigem discernimento, tratamento de exceções ou contacto com clientes.
O que precisa uma empresa para introduzir a RPA?
O ponto de partida é um processo claramente documentado e estável, com regras inequívocas. Sem um fluxo de trabalho devidamente descrito, a automação costuma apenas fazer o caos existente correr mais depressa.