ロボティック・プロセス・オートメーション (RPA)
ロボティック・プロセス・オートメーション(RPA)は、ソフトウェアロボットを使い、キーボードの前に座る人と同じように、既存のユーザーインターフェース上でルールベースの反復的なタスクを自動で実行する仕組みである。
RPAボットは、人がするのと同じように既存のアプリケーションを操作する。プログラムを開き、ボタンをクリックし、フィールドを読み取り、フォームに値を入力する。そのためにプログラミング用のインターフェースを必要とせず、人が見るのと同じユーザーインターフェース上で直接動作する。ボットは『条件Aが発生したらステップBを実行する』といった、固定された事前定義のルールセットに従う。この点が、ソフトウェア同士がインターフェースを通じて直接やり取りする従来のシステム統合とRPAを区別している。
典型的な用途は、頻繁に繰り返され、明確に構造化されており、ミスの許容度が低いタスクである。PDF文書から請求書データを抽出して経理システムに入力すること、メールで届く受注確認の処理、2つのシステム間のマスターデータの照合、複数のソースからのレポート作成などが挙げられる。RPAは光学文字認識と組み合わされることが多く、それによりスキャンや写真のような非構造化文書も扱えるようになる。RPAは特に、本格的な統合には費用がかかりすぎる、あるいはリスクが大きすぎるために、現代的なインターフェースを持たない古いシステムを維持し続けなければならない場面で効果を発揮する。
RPAは厳密な意味での人工知能ではない。従来型のボットは自ら学習することはなく、厳格にプログラムされたルールに従う。そのため、たとえばソフトウェアの更新でアプリケーションのインターフェースが変わると、ボットが動かなくなり、再設定が必要になることがある。近年のRPAプラットフォームは、例外をより柔軟に扱えるように、ルールベースの自動化と文字認識や分類といったAIの構成要素を組み合わせる傾向を強めている。とはいえ、明確なルールを持つ構造化された大量処理のプロセスでは、単純なRPAのほうがシンプルで安価な選択肢であることが今も多い。
実践例
中堅の商業企業が、毎月約300件のサプライヤー請求書をメールと郵送で受け取っており、これまでは1件ずつ従業員が経理システムに手作業で入力していた。平均して1件あたり約6分かかっていた。今ではRPAボットが請求書を自動で読み取り、文字認識を使ってサプライヤー名、金額、請求書番号を抽出し、データをそのままシステムに入力する。従業員は例外だけを確認すればよくなり、月あたりの作業時間は約30時間から約6時間に減少し、浮いた時間は係争案件の解決やサプライヤーとの電話対応に充てられている。
Leanshiftの活用方法
RPAは多くのプロセスで静かに時間を食いつぶすメディアブレイク(媒体の断絶)を解消する。システム間で手作業でコピーされるデータは、単に時間を消費するだけでなく、エラーの原因や待ち時間も生み出す。Kaizenの観点からは、RPAは基盤となるプロセス自体が理解され安定して初めて検討する価値があるものであり、そうでなければ既存のムダを単により速く自動化しているにすぎない。うまく使えば、RPAは判断する、質問する、さらに考えるという、実際に改善を推し進める仕事のための余力を生み出す。
よくある質問
RPAは人工知能と同じものか?
いいえ。従来型のRPAは人が定めた固定のルールに従い、自ら学習することはない。文字認識や分類といったAIの構成要素と組み合わされた場合にのみ、RPAは例外や非構造化データも扱えるようになる。
RPAは仕事を奪うのか?
RPAは主に、反復的でルールベースのサブタスクを引き受けるのであって、役割全体を引き受けるわけではない。実務では、判断を要する仕事、例外対応、顧客対応へと業務がシフトしていく傾向がある。
RPAを導入するために企業に必要なものは何か?
出発点は、明確なルールを持つ、しっかり文書化された安定したプロセスである。適切に記述されたワークフローがなければ、自動化はたいてい既存の混乱を単に速く動かすだけになる。