Robotic Process Automation (RPA)
Το Robotic Process Automation (RPA) χρησιμοποιεί λογισμικά ρομπότ που εκτελούν αυτόματα βασισμένες σε κανόνες, επαναλαμβανόμενες εργασίες σε υπάρχουσες διεπαφές χρήστη, με τον ίδιο τρόπο που θα το έκανε ένα άτομο στο πληκτρολόγιο.
Ένα RPA bot χειρίζεται υπάρχουσες εφαρμογές με τον ίδιο τρόπο που θα το έκανε ένα άτομο: ανοίγει προγράμματα, κάνει κλικ σε κουμπιά, διαβάζει πεδία και καταχωρεί τιμές σε φόρμες. Δεν χρειάζεται διεπαφή προγραμματισμού για αυτό· λειτουργεί απευθείας στην ίδια διεπαφή χρήστη που θα έβλεπε ένας άνθρωπος. Το bot ακολουθεί ένα σταθερό, προκαθορισμένο σύνολο κανόνων στη λογική εάν συμβεί η συνθήκη Α, εκτέλεσε το βήμα Β, κάτι που ξεχωρίζει το RPA από την κλασική ενσωμάτωση συστημάτων, όπου το λογισμικό επικοινωνεί απευθείας με άλλο λογισμικό μέσω διεπαφών.
Τυπικές περιπτώσεις χρήσης είναι εργασίες που επαναλαμβάνονται συχνά, είναι σαφώς δομημένες και αφήνουν μικρό περιθώριο σφάλματος: εξαγωγή δεδομένων τιμολογίου από έγγραφα PDF και καταχώρησή τους στο λογιστικό σύστημα, επεξεργασία επιβεβαιώσεων παραγγελίας που φτάνουν μέσω email, συμφωνία κύριων δεδομένων ανάμεσα σε δύο συστήματα, ή συγκέντρωση αναφορών από πολλές πηγές. Το RPA συχνά συνδυάζεται με οπτική αναγνώριση χαρακτήρων ώστε να μπορεί να χειρίζεται και μη δομημένα έγγραφα όπως σαρώσεις ή φωτογραφίες. Το RPA αποδίδει ειδικά εκεί όπου παλαιότερα συστήματα χωρίς σύγχρονη διεπαφή πρέπει να παραμείνουν σε λειτουργία επειδή μια πραγματική ενσωμάτωση θα ήταν πολύ ακριβή ή πολύ ριψοκίνδυνη.
Το RPA δεν είναι τεχνητή νοημοσύνη με την αυστηρή έννοια. Ένα κλασικό bot δεν μαθαίνει μόνο του· ακολουθεί άκαμπτα προγραμματισμένους κανόνες, οπότε αν αλλάξει η διεπαφή μιας εφαρμογής, ας πούμε μέσω μιας ενημέρωσης λογισμικού, το bot μπορεί να χαλάσει και να χρειαστεί επαναδιαμόρφωση. Οι σύγχρονες πλατφόρμες RPA συνδυάζουν όλο και περισσότερο την αυτοματοποίηση βάσει κανόνων με δομικά στοιχεία AI όπως η αναγνώριση κειμένου ή η ταξινόμηση για να χειρίζονται εξαιρέσεις πιο ευέλικτα. Για δομημένες διαδικασίες υψηλού όγκου με σαφείς κανόνες, ωστόσο, το απλό RPA παραμένει συχνά η απλούστερη και φθηνότερη επιλογή.
Πρακτικό παράδειγμα
Μια μεσαίου μεγέθους βιοτεχνική επιχείρηση λαμβάνει περίπου 300 τιμολόγια προμηθευτών τον μήνα μέσω email και ταχυδρομείου· μέχρι τώρα, κάθε ένα έπρεπε να καταχωρείται με το χέρι στο λογιστικό σύστημα από έναν εργαζόμενο, κάτι που απαιτούσε περίπου 6 λεπτά ανά τιμολόγιο κατά μέσο όρο. Ένα RPA bot διαβάζει πλέον αυτόματα τα τιμολόγια, εντοπίζει τον προμηθευτή, το ποσό και τον αριθμό τιμολογίου χρησιμοποιώντας αναγνώριση κειμένου, και καταχωρεί τα δεδομένα απευθείας στο σύστημα. Ο εργαζόμενος ελέγχει μόνο τις εξαιρέσεις, μειώνοντας τον μηνιαίο φόρτο εργασίας από περίπου 30 ώρες σε περίπου 6, με τον ελεύθερο χρόνο να πηγαίνει στην επίλυση αμφισβητούμενων περιπτώσεων και τηλεφωνήματα με προμηθευτές.
Πώς βοηθά το Leanshift
Το RPA κλείνει σημεία διακοπής ροής που τρώνε αθόρυβα χρόνο σε πολλές διαδικασίες: τα δεδομένα που αντιγράφονται με το χέρι ανάμεσα σε συστήματα δεν κοστίζουν απλώς λεπτά, δημιουργούν επίσης πηγές λαθών και χρόνο αναμονής. Από την οπτική του kaizen, το RPA αξίζει να εξεταστεί μόνο αφού έχει κατανοηθεί και σταθεροποιηθεί η υποκείμενη διαδικασία· διαφορετικά απλώς αυτοματοποιείς την υπάρχουσα σπατάλη πιο γρήγορα. Όταν χρησιμοποιείται σωστά, το RPA απελευθερώνει χωρητικότητα για την εργασία που πραγματικά οδηγεί τη βελτίωση: το να κρίνεις, να κάνεις ερωτήσεις, να σκέφτεσαι παραπέρα.
Συχνές ερωτήσεις
Είναι το RPA το ίδιο με την τεχνητή νοημοσύνη;
Όχι. Το κλασικό RPA ακολουθεί σταθερούς κανόνες που ορίζονται από ανθρώπους και δεν μαθαίνει μόνο του. Μόνο όταν το RPA συνδυάζεται με στοιχεία AI όπως η αναγνώριση κειμένου ή η ταξινόμηση μπορεί να χειριστεί επίσης εξαιρέσεις και μη δομημένα δεδομένα.
Αντικαθιστά το RPA θέσεις εργασίας;
Το RPA αναλαμβάνει κυρίως επαναλαμβανόμενες, βασισμένες σε κανόνες επιμέρους εργασίες, όχι ολόκληρους ρόλους. Στην πράξη, η εργασία τείνει να μετατοπίζεται προς εργασίες που απαιτούν κρίση, διαχείριση εξαιρέσεων ή επαφή με πελάτες.
Τι χρειάζεται μια επιχείρηση για να εισάγει RPA;
Το σημείο εκκίνησης είναι μια σαφώς τεκμηριωμένη, σταθερή διαδικασία με ξεκάθαρους κανόνες. Χωρίς μια σωστά περιγεγραμμένη ροή εργασίας, η αυτοματοποίηση συνήθως απλώς κάνει το υπάρχον χάος να τρέχει πιο γρήγορα.