機器人流程自動化(RPA)
機器人流程自動化(RPA)運用軟體機器人,在既有的使用者介面上自動執行規則明確的反覆性任務,方式就如同人在鍵盤前操作一樣。
RPA機器人操作既有應用程式的方式,就跟人操作一樣:開啟程式、點擊按鈕、讀取欄位,並將數值輸入表單。它不需要程式介面才能做到這一點,而是直接在與人類相同的使用者介面上運作。機器人遵循一套固定、預先定義的規則,大致是「若發生條件A,則執行步驟B」的模式,這也是RPA與傳統系統整合的不同之處,傳統整合是軟體透過介面直接與其他軟體溝通。
典型的應用情境是那些經常反覆發生、結構清楚且容錯空間很小的任務:從PDF文件中擷取發票資料並輸入會計系統、處理透過電子郵件收到的訂單確認、在兩個系統之間核對主檔資料,或彙整來自多個來源的報表。RPA經常搭配光學字元辨識,使其也能處理掃描檔或照片等非結構化文件。當舊系統缺乏現代化介面、又必須因為真正的整合成本過高或風險過大而繼續沿用時,RPA的效益尤其顯著。
嚴格來說,RPA並不屬於人工智慧。傳統的機器人不會自行學習,而是遵循嚴格寫定的規則,因此若應用程式的介面發生變化(例如因軟體更新),機器人可能會失效,需要重新設定。現代的RPA平台正日益將規則式自動化,與文字辨識或分類等AI元件結合,以更靈活地處理例外狀況。不過,對於規則明確、結構化且量大的流程而言,純粹的RPA往往仍是較簡單且較便宜的選擇。
實用範例
一家中型貿易企業每月透過電子郵件與郵寄方式收到約300張供應商發票;過去,每一張都需要由員工手動輸入至會計系統,平均每張耗時約6分鐘。如今,一支RPA機器人會自動讀取發票,利用文字辨識技術擷取供應商、金額與發票號碼,並直接將資料輸入系統。員工只需要檢查例外狀況,每月工作量從約30小時降至約6小時,騰出的時間則用於處理爭議案件與供應商聯繫。
Leanshift 如何提供協助
RPA能消弭許多流程中悄悄耗費時間的媒介斷點:在系統之間手動抄寫資料,不僅耗費時間,也會製造出錯誤來源與等待時間。從Kaizen的角度來看,唯有在底層流程本身已被理解並穩定下來之後,導入RPA才有意義,否則只是把既有的浪費自動化得更快而已。妥善運用RPA,能釋放出產能,投入到真正驅動改善的工作上:判斷、提問、進一步思考。
常見問題
RPA與人工智慧是同一回事嗎？
不是。傳統的RPA遵循由人所定義的固定規則,不會自行學習。只有當RPA與文字辨識或分類等AI元件結合時,才能夠處理例外狀況與非結構化數據。
RPA會取代工作職位嗎？
RPA主要接手的是反覆性、規則明確的子任務,而非整個職位。在實務上,工作往往會轉向需要判斷力、處理例外狀況,或與客戶互動的任務。
企業導入RPA需要具備什麼條件？
起點是一個有明確文件記錄、穩定且規則清楚的流程。若缺乏妥善描述的工作流程,自動化通常只會讓既有的混亂運作得更快。