Tunnista ja eliminoi ajansyöjät

Aika on jokaisen organisaation arvokkain resurssi ja samalla se, jota tuhlataan eniten. Osa työajasta valuu toimintoihin ilman suoraa arvonlisää, esimerkiksi kokouksiin ilman tuloksia, tiedon etsimiseen tai syötteen odottamiseen. Kuinka suuri tämä osuus omassa organisaatiossasi on, selviää vasta mittauksesta.

Ensimmäinen askel: Tee ajansyöjät näkyviksi. Prosessivaiheiden tallennuksella mittaat LeanShiftissä jokaisen vaiheen keston, myös odotusajan, jos lisäät odottamisen omaksi vaiheekseen. Useiden syklien yli tunnistat kaavat eli sen, mikä oli kertaluonteista ja mikä vie aikaa järjestelmällisesti.

Muda-analyysi auttaa sinua luokittelemaan syyt: odottaminen (materiaalia, hyväksyntöjä, tietoa), tarpeeton liike (kävely, etsiminen) ja ylikäsittely (enemmän tekemistä kuin on tarpeen). Jokaisella kategorialla on omat ratkaisumallinsa.

Tärkeää: Jokaista ajansyöjää ei voi poistaa heti. KATA-metodologia suosittelee pieniä askelia, eli käsittele yksi ajansyöjä kerrallaan, mittaa ja reflektoi. Näin vältät ylikuormituksen ja parannukset pysyvät voimassa.

Kun manuaalinen optimointi saavuttaa rajansa, on automaation vuoro. Parhaita ehdokkaita ovat toistuvat, sääntöpohjaiset tehtävät.