简化小企业的流程:真正立得住的标准

在中小企业里,一切都是私人化的。这是优势所在:路径短、决策快、人人相识。这也是风险所在:一次休假、一场病、一个人离职,突然之间就没人知道这项工作到底该怎么做了。

让这一点现形的数字是差异幅度。找一项多人都在做的工作,每人测量三次。不是为了比较谁更快,而是为了看清楚各自的做法偏离了多远。

一个真实的例子:同一项工作,五个人,测出的时间分别是 22、26、31、38 和 45 分钟。这种差异不是天赋高低的问题,而是标准的缺失。而且代价不小,因为计划用的是平均值,现实交出的却是那 45 分钟。

第二个数字是返工率。有多少工作会被打回来,多久就有人得重新做一遍?把原因写下来,您很少会找到二十种不同的原因。通常只有三种,而且反复出现。

标准不是牢笼,它是目前已知最好的做法,直到有人找到更好的。它也应该这样被写出来。一个人坐在办公桌前写,它永远到不了现场。和每天亲身做这项工作的人一起写,他们会主动把它交到您手上。

陷阱在于:把最快的人定为标杆。标准不是状态最好那天的最佳成绩,而是一名新同事工作一周后就能稳妥掌握的最佳做法。否则您得到的是一个没人遵守的标准,那比没有标准还糟。

第一步:找出提问最多的那项工作。观察三次,写下最佳做法,和团队一起试行一周。此后,决定权交给流程,而不是当天的心情。