ลดความซับซ้อนของกระบวนการในธุรกิจขนาดเล็ก: มาตรฐานที่ใช้ได้จริง

ในธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดกลาง ทุกอย่างเป็นเรื่องส่วนตัว นั่นคือจุดแข็ง: เส้นทางสั้น การตัดสินใจรวดเร็ว ทุกคนรู้จักกันหมด แต่นั่นก็คือความเสี่ยงเช่นกัน แค่การลาพักร้อนหนึ่งครั้ง ป่วยหนึ่งครั้ง หรือมีคนลาออกไปหนึ่งคน จู่ ๆ ก็ไม่มีใครรู้ว่างานนั้นทำกันอย่างไรจริง ๆ

ตัวเลขที่ทำให้เรื่องนี้มองเห็นได้คือความแปรปรวน (spread) เลือกงานที่หลายคนทำและวัดเวลาสามครั้งต่อคน ไม่ใช่เพื่อเทียบว่าใครเร็วกว่ากัน แต่เพื่อดูว่าวิธีทำงานของแต่ละคนเบี่ยงเบนออกจากกันมากแค่ไหน

ตัวอย่างจริง: งานเดียวกัน พนักงาน 5 คน วัดเวลาได้ 22, 26, 31, 38 และ 45 นาที ความแตกต่างนี้ไม่ใช่เรื่องพรสวรรค์ แต่เป็นเพราะขาดมาตรฐาน และมันมีราคาแพง เพราะการวางแผนใช้ค่าเฉลี่ย ในขณะที่ความเป็นจริงกลับออกมาที่ 45 นาที

ตัวเลขที่สองคืออัตราการทำงานซ้ำ มีงานกี่ชิ้นที่ถูกส่งกลับมา มีคนต้องทำซ้ำบ่อยแค่ไหน เมื่อจดสาเหตุลงไป คุณแทบจะไม่พบ 20 สาเหตุที่ต่างกัน โดยทั่วไปมีเพียง 3 สาเหตุ และมันเกิดซ้ำ ๆ

มาตรฐานไม่ใช่กรงขัง แต่เป็นวิธีที่ดีที่สุดเท่าที่รู้จนกว่าจะมีใครหาวิธีที่ดีกว่าเจอ และควรเขียนขึ้นด้วยแนวคิดนั้นเช่นกัน เขียนคนเดียวที่โต๊ะทำงานแล้วมันไม่มีวันไปถึงหน้างานจริง เขียนร่วมกับคนที่ทำงานนั้นทุกวัน แล้วพวกเขาจะยื่นมันให้คุณเอง

กับดักคือ: เอาคนที่เร็วที่สุดมาเป็นมาตรฐานอ้างอิง มาตรฐานไม่ใช่เวลาที่ดีที่สุดในวันที่ทุกอย่างเป็นใจ แต่เป็นวิธีที่ปลอดภัยที่สุดที่เพื่อนร่วมงานใหม่ทำได้หลังจาก 1 สัปดาห์ ไม่เช่นนั้นคุณจะมีมาตรฐานที่ไม่มีใครทำตาม ซึ่งแย่กว่าการไม่มีมาตรฐานเลยเสียอีก

ก้าวแรก: เลือกงานที่ก่อให้เกิดคำถามมากที่สุด สังเกตมัน 3 ครั้ง จดวิธีที่ดีที่สุดลงไป ทดลองใช้กับทีมเป็นเวลา 1 สัปดาห์ หลังจากนั้นการไหลของงานจะเป็นตัวตัดสิน ไม่ใช่อารมณ์ในแต่ละวัน