Poenostavi procese v malem podjetju: standardi, ki dejansko držijo

V malem ali srednjem podjetju je vse osebno. To je moč: kratke poti, hitre odločitve, vsi poznajo vse. In to je tveganje: en dopust, ena bolezen, en odhod, in nenadoma nihče ne ve, kako naloga dejansko poteka.

Številka, ki to naredi vidno, je razpon. Vzemi nalogo, ki jo opravlja več ljudi, in jo izmeri trikrat na osebo. Ne zato, da bi primerjal, kdo je hitrejši, temveč da bi videl, kako daleč se poti med seboj razhajajo.

Resničen primer: ista naloga, pet ljudi, izmerjeni časi 22, 26, 31, 38 in 45 minut. Ta razpon ni razlika v talentu. Je manjkajoč standard. In je drag, ker načrtovanje računa s povprečjem, resničnost pa se pojavi z 45 minutami.

Druga številka je stopnja popravkov. Koliko nalog se vrne, kako pogosto mora nekdo še enkrat čez? Zapiši vzroke in redko jih najdeš dvajset različnih. Običajno so trije, in ti se ponavljajo.

Standard ni kletka, je najboljši znani način, dokler nekdo ne najde boljšega. Tako ga je treba tudi zapisati. Če ga napišeš sam za mizo, nikoli ne pride do delovnega mesta. Če ga napišeš skupaj z ljudmi, ki ga hodijo vsak dan, ti ga bodo predali sami.

Past: narediti najhitrejšo osebo za merilo. Standard ni najboljši čas na dober dan, je najboljši varen način, ki ga nov sodelavec obvlada po enem tednu. Sicer imaš standard, ki mu nihče ne sledi, in to je slabše kot brez njega.

Prvi korak: vzemi nalogo, ki povzroča največ vprašanj. Opazuj jo trikrat, zapiši najboljši način, testiraj ga s timom en teden. Po tem odloča potek dela, ne razpoloženje dneva.