Απλοποίησε τις διεργασίες σε μια μικρή επιχείρηση: πρότυπα που πραγματικά αντέχουν

Σε μια μικρή ή μεσαία επιχείρηση όλα είναι προσωπικά. Αυτή είναι η δύναμη: σύντομες διαδρομές, γρήγορες αποφάσεις, όλοι ξέρουν όλους. Και είναι και ο κίνδυνος: μία άδεια, μία ασθένεια, μία αποχώρηση, και ξαφνικά κανείς δεν ξέρει πώς πραγματικά γίνεται η δουλειά.

Ο αριθμός που το κάνει αυτό ορατό είναι η διασπορά. Πάρε μια εργασία που κάνουν αρκετά άτομα και μέτρησέ την τρεις φορές ανά άτομο. Όχι για να συγκρίνεις ποιος είναι πιο γρήγορος, αλλά για να δεις πόσο απομακρύνονται οι διαδρομές μεταξύ τους.

Ένα πραγματικό παράδειγμα: η ίδια εργασία, πέντε άτομα, μετρημένοι χρόνοι 22, 26, 31, 38 και 45 λεπτά. Αυτή η διασπορά δεν είναι διαφορά ταλέντου. Είναι ένα πρότυπο που λείπει. Και είναι ακριβό, γιατί ο σχεδιασμός χρησιμοποιεί τον μέσο όρο ενώ η πραγματικότητα εμφανίζεται με τα 45 λεπτά.

Ο δεύτερος αριθμός είναι το ποσοστό επανεργασίας. Πόσες εργασίες επιστρέφουν, πόσο συχνά πρέπει κάποιος να τις ξανακάνει; Σημείωσε τις αιτίες και σπάνια θα βρεις είκοσι διαφορετικές. Συνήθως υπάρχουν τρεις και επαναλαμβάνονται.

Ένα πρότυπο δεν είναι κλουβί, είναι ο καλύτερος γνωστός τρόπος μέχρι κάποιος να βρει έναν καλύτερο. Έτσι πρέπει και να γράφεται. Γράψε το μόνος σου σε ένα γραφείο και δεν φτάνει ποτέ στον χώρο εργασίας. Γράψε το μαζί με τους ανθρώπους που το ζουν καθημερινά και θα σου το παραδώσουν οι ίδιοι.

Η παγίδα: να κάνεις τον πιο γρήγορο άνθρωπο σημείο αναφοράς. Ένα πρότυπο δεν είναι ο καλύτερος χρόνος σε μια καλή μέρα, είναι ο καλύτερος ασφαλής τρόπος που μπορεί να διαχειριστεί ένας νέος συνάδελφος μετά από μία εβδομάδα. Αλλιώς έχεις ένα πρότυπο που κανείς δεν ακολουθεί, κι αυτό είναι χειρότερο από το να μην έχεις κανένα.

Το πρώτο βήμα: πάρε την εργασία που δημιουργεί τις περισσότερες ερωτήσεις. Παρατήρησέ την τρεις φορές, σημείωσε τον καλύτερο τρόπο, δοκίμασέ τον με την ομάδα για μία εβδομάδα. Μετά αποφασίζει η ροή, όχι η διάθεση της ημέρας.