簡化中小企業的流程:真正撐得住的標準

在中小企業裡,一切都很私人化。這是優勢所在:溝通路徑短、決策快、每個人都認識每個人。但這也是風險所在:一次休假、一場病、一次離職,突然間就沒人知道這件工作到底該怎麼做。

讓這件事現形的數字,是落差。找一項好幾個人都會做的工作,每人量測三次。目的不是比誰比較快,而是看做法之間到底相差多遠。

一個真實案例:同一項工作,五個人做,量測出來的時間分別是 22、26、31、38 和 45 分鐘。這個落差不是天分的差異,而是標準的缺失。而且代價不小,因為規劃時用的是平均值,現實中卻常常出現那 45 分鐘。

第二個數字是重工率。有多少件工作被退回,又有多少次得重做一遍?把原因寫下來,您很少會發現有二十種不同的原因,通常就是三種,而且一再重複。

標準不是牢籠,而是在有人找到更好方法之前,目前已知最好的做法。它也應該用這樣的態度來寫。一個人坐在辦公桌前寫出來的標準,永遠到不了現場。和每天在做這件事的人一起寫,他們就會親手把標準交給您。

陷阱在於:把最快的人當作標準。標準不是狀態最好那天的最佳時間,而是一位新同事一週後就能穩定做到的最佳安全做法。否則您得到的只是一份沒人遵守的標準,那比沒有標準還糟。

第一步:找出最常引發疑問的那項工作。觀察三次,寫下最好的做法,和團隊一起試行一週。從此之後,決定做法的是流程,而不是當天的心情。