Sederhanakan Proses di Usaha Kecil: Standar yang Benar-Benar Bertahan
Di usaha kecil dan menengah, semuanya bersifat personal. Itulah kekuatannya: jalur pendek, keputusan cepat, semua orang saling kenal. Dan itu juga risikonya: satu liburan, satu sakit, satu kepergian, dan tiba-tiba tidak ada yang tahu bagaimana pekerjaan itu sebenarnya berjalan.
Angka yang membuat ini terlihat adalah sebaran (spread). Ambil satu pekerjaan yang dilakukan beberapa orang dan ukur tiga kali per orang. Bukan untuk membandingkan siapa yang lebih cepat, melainkan untuk melihat seberapa jauh caranya masing-masing menyimpang.
Contoh nyata: pekerjaan yang sama, lima orang, waktu yang terukur 22, 26, 31, 38, dan 45 menit. Sebaran itu bukan perbedaan bakat. Itu adalah standar yang belum ada. Dan itu mahal, karena perencanaan memakai angka rata-rata, sementara kenyataan datang dengan angka 45 menit.
Angka kedua adalah tingkat pengerjaan ulang. Berapa banyak pekerjaan yang harus dikerjakan lagi, seberapa sering seseorang harus mengulanginya? Catat penyebabnya, dan Anda jarang menemukan dua puluh penyebab berbeda. Biasanya hanya ada tiga, dan itu berulang.
Standar bukan sangkar, melainkan cara terbaik yang diketahui sampai seseorang menemukan cara yang lebih baik. Begitu juga cara standar itu seharusnya ditulis. Tulis sendirian di meja kerja, dan itu tidak akan pernah sampai ke lapangan. Tulis bersama orang-orang yang menjalankannya setiap hari, dan mereka akan menyerahkannya kepada Anda dengan sendirinya.
Jebakannya: menjadikan orang tercepat sebagai patokan. Standar bukanlah waktu terbaik pada hari yang baik, melainkan cara teraman terbaik yang bisa dikuasai kolega baru setelah satu minggu. Kalau tidak, Anda hanya punya standar yang tidak diikuti siapa pun, dan itu lebih buruk daripada tidak punya standar sama sekali.
Langkah pertama: ambil pekerjaan yang paling banyak menimbulkan pertanyaan. Amati tiga kali, tuliskan cara terbaiknya, uji bersama tim selama satu minggu. Setelah itu, alur kerjalah yang menentukan, bukan suasana hati hari itu.