小さな会社の業務をシンプルにする：本当に機能する標準づくり

中小企業ではすべてが人に紐づいています。それが強みです。連絡は早く、決断も速く、誰もが誰のことも知っています。しかしそれはリスクでもあります。誰か一人が休暇を取り、病気になり、あるいは退職しただけで、その仕事が実際どう回っているのか誰にも分からなくなるのです。

これを見える化する数字がばらつきです。複数の人がこなしている仕事を選び、一人につき三回ずつ測定します。誰が速いかを比べるためではなく、やり方がどれだけずれているかを見るためです。

実際の例です。同じ仕事を5人が行い、測定時間は22分、26分、31分、38分、45分でした。このばらつきは才能の差ではありません。標準が存在しないだけです。しかもこれは高くつきます。計画は平均値をもとに立てられるのに、現実は45分で現れるからです。

二つ目の数字は手戻り率です。どれだけの仕事が差し戻され、どれだけの頻度でやり直しが発生しているでしょうか。原因を書き出してみると、二十種類も見つかることはめったにありません。たいていは三つで、それが繰り返されているだけです。

標準は檻ではありません。誰かがより良いやり方を見つけるまでの、今分かっている最善のやり方です。書き方もそうあるべきです。デスクで一人で書いた標準は現場に届きません。毎日その仕事をこなしている人たちと一緒に書けば、彼らのほうから渡してくれるようになります。

落とし穴は、一番速い人を基準にしてしまうことです。標準とは調子の良い日のベストタイムではなく、入社一週間の新人でも安全にこなせる最善のやり方です。そうでなければ誰も守らない標準ができあがるだけで、それは標準がないよりも悪い状態です。

最初の一歩は、最も質問が多い仕事を一つ選ぶことです。三回観察し、最善のやり方を書き出し、一週間チームで試してみましょう。そこから先は、その日の気分ではなく、業務の流れが決めてくれます。