Simplifică procesele într-o companie mică: standarde care chiar rezistă

Într-o companie mică sau mijlocie, totul este personal. Aceasta este forța: căi scurte, decizii rapide, toată lumea se cunoaște. Și tot aceasta este riscul: o vacanță, o boală, o plecare, și dintr-o dată nimeni nu mai știe cum funcționează de fapt sarcina.

Cifra care face asta vizibil este dispersia. Ia o sarcină pe care o fac mai multe persoane și măsoar-o de trei ori pentru fiecare. Nu ca să compari cine este mai rapid, ci ca să vezi cât de mult se îndepărtează căile unele de altele.

Un exemplu real: aceeași sarcină, cinci persoane, timpuri măsurate de 22, 26, 31, 38 și 45 de minute. Această dispersie nu este o diferență de talent. Este un standard lipsă. Și este costisitoare, pentru că planificarea folosește media, în timp ce realitatea vine cu cele 45 de minute.

A doua cifră este rata de refacere. Câte sarcini se întorc, cât de des trebuie cineva să le refacă? Notează cauzele și rareori vei găsi douăzeci diferite. De obicei sunt trei, și se repetă.

Un standard nu este o cușcă, este cea mai bună cale cunoscută până când cineva găsește una mai bună. Așa ar trebui scris și el. Scrie-l singur la birou și nu va ajunge niciodată în producție. Scrie-l cu oamenii care îl parcurg în fiecare zi, și ei ți-l vor preda.

Capcana: să faci din cea mai rapidă persoană reperul. Un standard nu este cel mai bun timp dintr-o zi bună, este cea mai bună cale sigură pe care un coleg nou o poate stăpâni după o săptămână. Altfel ai un standard pe care nimeni nu-l respectă, și asta e mai rău decât să n-ai niciunul.

Primul pas: alege sarcina care generează cele mai multe întrebări. Observă-o de trei ori, notează cea mai bună cale, testeaz-o cu echipa timp de o săptămână. După aceea decide fluxul, nu starea de spirit a zilei.