Forenkl processerne i den lille virksomhed: Standarder der faktisk holder

I en lille eller mellemstor virksomhed er alt personligt. Det er styrken: korte veje, hurtige beslutninger, alle kender alle. Og det er risikoen: én ferie, én sygdom, én der stopper, og pludselig ved ingen, hvordan opgaven faktisk skal løses.

Det tal, der gør dette synligt, er spredningen. Tag en opgave, flere personer udfører, og mål den tre gange pr. person. Ikke for at sammenligne, hvem der er hurtigst, men for at se, hvor langt fremgangsmåderne driver fra hinanden.

Et virkeligt eksempel: samme opgave, fem personer, målte tider på 22, 26, 31, 38 og 45 minutter. Den spredning er ikke en forskel i talent. Det er en manglende standard. Og den er dyr, for planlægningen bruger gennemsnittet, mens virkeligheden dukker op med de 45 minutter.

Det andet tal er omarbejdningsraten. Hvor mange opgaver kommer tilbage, hvor ofte skal nogen gå den igennem endnu en gang? Skriv årsagerne ned, og du finder sjældent tyve forskellige. Der er som regel tre, og de gentager sig.

En standard er ikke et bur, den er den bedste kendte måde, indtil nogen finder en bedre. Sådan bør den også skrives. Skriver du den alene ved skrivebordet, når den aldrig ud på gulvet. Skriver du den sammen med de folk, der udfører den hver dag, giver de den videre til dig.

Faldgruben: at gøre den hurtigste person til målestok. En standard er ikke den bedste tid på en god dag, det er den bedste sikre måde, en ny kollega kan mestre efter en uge. Ellers har du en standard, ingen følger, og det er værre end ingen standard.

Det første skridt: tag den opgave, der skaber flest spørgsmål. Se den udføres tre gange, skriv den bedste måde ned, test den med teamet i en uge. Derefter bestemmer flowet, ikke dagens humør.