Förenkla processer i ett litet företag: standarder som faktiskt håller

I ett litet eller medelstort företag är allt personligt. Det är styrkan: korta vägar, snabba beslut, alla känner alla. Och det är risken: en semester, en sjukdom, en uppsägning, och plötsligt vet ingen hur jobbet egentligen går till.

Talet som gör det synligt är spridningen. Ta en uppgift som flera personer utför och mät den tre gånger per person. Inte för att jämföra vem som är snabbast, utan för att se hur långt vägarna glider isär.

Ett verkligt exempel: samma uppgift, fem personer, uppmätta tider på 22, 26, 31, 38 och 45 minuter. Den spridningen är inte en skillnad i talang. Det är en saknad standard. Och den är dyr, eftersom planeringen utgår från genomsnittet medan verkligheten dyker upp med de 45 minuterna.

Det andra talet är omarbetningsfrekvensen. Hur många jobb kommer tillbaka, hur ofta måste någon göra om det? Skriv ner orsakerna och du hittar sällan tjugo olika. Det brukar finnas tre, och de upprepas.

En standard är ingen bur, den är det bästa kända sättet tills någon hittar ett bättre. Så bör den också skrivas. Skriv den ensam vid ett skrivbord och den når aldrig golvet. Skriv den med de som går den varje dag och de för den vidare till dig.

Fällan: göra den snabbaste personen till måttstock. En standard är inte den bästa tiden på en bra dag, den är det bästa säkra sättet som en ny kollega klarar efter en vecka. Annars har du en standard ingen följer, och det är värre än ingen alls.

Det första steget: ta uppgiften som väcker flest frågor. Observera den tre gånger, skriv ner det bästa sättet, testa det med teamet under en vecka. Efter det avgör flödet, inte dagsformen.