Phản hồi (Feedback)
Phản hồi là thông tin có mục tiêu về cách hành vi, công việc, hoặc kết quả của bạn được người khác tiếp nhận, được đưa ra để bạn có thể chủ động điều chỉnh các bước tiếp theo của mình.
Phản hồi (feedback) là một thông tin có mục tiêu về cách hành vi, công việc, hoặc kết quả của bạn được người khác tiếp nhận như thế nào. Nó thu hẹp khoảng cách giữa nhận thức về bản thân và cách người khác thực sự nhìn nhận công việc của bạn, vì bạn hiếm khi nhìn thấy hiệu suất của chính mình theo cách mà một người quan sát bên ngoài nhìn thấy. Không có góc nhìn bên ngoài đó, bạn thiếu một đầu vào quan trọng để đánh giá xem hành động của mình có đang mang lại hiệu quả mong muốn hay không. Phản hồi có thể được nói ra hoặc viết ra, được đưa ra trong một buổi đánh giá chính thức, hoặc được chia sẻ một cách không chính thức trong dòng chảy công việc hàng ngày.
Phản hồi thường được chia thành hai loại rộng: phản hồi khẳng định, củng cố hành vi đáng được duy trì, và phản hồi mang tính xây dựng, chỉ ra hướng thay đổi. Cả hai đều quan trọng: sự khẳng định xây dựng sự tự tin và cho biết nên tiếp tục làm gì, trong khi đầu vào mang tính xây dựng cho một điểm khởi đầu cụ thể để cải tiến. Cũng tồn tại các định dạng có cấu trúc hơn, chẳng hạn như phản hồi 360 độ, trong đó nhiều người đưa ra góc nhìn từ các hướng khác nhau, hoặc tự đánh giá được đối chiếu với cách người khác nhìn nhận bạn. Nhiều nhóm hiện đang chuyển từ một buổi đánh giá hàng năm duy nhất sang một nhịp điệu phản hồi liên tục, không chính thức.
Phản hồi hiệu quả là cụ thể, kịp thời, và neo vào hành vi có thể quan sát được thay vì những đánh giá khái quát về con người. Diễn đạt phản hồi từ góc nhìn của chính bạn ('tôi nhận thấy rằng...' thay vì 'bạn luôn...') có xu hướng ít mang tính buộc tội hơn và để lại không gian cho cuộc đối thoại thực sự. Để phản hồi thực sự có tác dụng, mọi người cần một môi trường nơi nó được xem như một đóng góp cho tiến bộ chung thay vì chỉ trích cá nhân, một điều kiện thường được gọi là sự an toàn tâm lý. Không có sự an toàn đó, phản hồi có xu hướng bị né tránh hoặc pha loãng, và các cơ hội học hỏi quý giá bị lãng phí.
Ví dụ thực tế
Một tổ trưởng xưởng đưa ra phản hồi ngắn cho một nhân viên sau mỗi ca làm việc về thời gian chuyển đổi của anh ấy. Thay vì nói 'điều đó tệ,' cô nói, 'Ở lần chuyển đổi thứ ba, anh phải tìm dụng cụ hai lần, việc đó tốn khoảng 4 phút.' Anh phản ứng bằng cách sắp xếp dụng cụ của mình theo một bố cục cố định, và thời gian chuyển đổi trung bình giảm từ 18 xuống còn 13 phút trong vòng hai tuần. Vì phản hồi cụ thể và tức thì, anh có thể hành động ngay lập tức thay vì nghe về điều đó lần đầu tiên trong một buổi đánh giá hàng quý.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
Trong thực hành kata, phản hồi là động cơ của mọi chu kỳ học hỏi: không có đầu vào về bước cuối cùng, bạn không thể lập kế hoạch cho bước tiếp theo với độ chính xác nào cả. Coaching phụ thuộc vào việc các câu hỏi và quan sát được tiếp nhận như một lời mời để suy ngẫm, không phải một lời phán xét. Tư duy đó phản ánh niềm tin của Leanshift rằng cải tiến thực sự là về việc giúp nhiều người hơn trở thành người cải tiến, và phản hồi là một trong những công cụ chính để làm điều đó.
Câu hỏi thường gặp
Sự khác biệt giữa phản hồi và chỉ trích là gì?
Chỉ trích có xu hướng đánh giá con người theo cách khái quát, trong khi phản hồi mô tả hành vi cụ thể và tác động của nó, cho bạn điều gì đó cụ thể để hành động.
Nên đưa ra phản hồi bao lâu một lần?
Càng kịp thời càng hữu ích. Phản hồi ngắn, thường xuyên được lồng vào công việc hàng ngày thường tốt hơn một cuộc trò chuyện dài duy nhất một lần mỗi năm.
Phản hồi 360 độ là gì?
Một định dạng trong đó ai đó nhận được đầu vào từ nhiều hướng, chẳng hạn như quản lý, đồng nghiệp, và cấp dưới trực tiếp, để xây dựng một bức tranh hoàn chỉnh hơn về cách họ được nhìn nhận.