Thói quen
Thói quen là một mẫu hành vi tự động hình thành thông qua hành động lặp đi lặp lại trong một bối cảnh nhất quán và diễn ra mà không cần ra quyết định có ý thức.
Một thói quen hình thành khi một tác nhân kích hoạt cụ thể (cue) liên tục được ghép với cùng một hành động (routine), và hành động đó mang lại một phần thưởng đáng chú ý (reward). Vòng lặp tác nhân-hành động-phần thưởng này, thường được gọi là vòng lặp thói quen, ngày càng trở nên tự động trong não bộ và được mã hóa trong hạch nền (basal ganglia). Với mỗi lần lặp lại, lượng suy nghĩ có ý thức cần thiết giảm xuống, cho đến khi hành động diễn ra gần như không tốn công sức. Sự tự động hóa đó chính xác là điều phân biệt một thói quen với một hành động có kiểm soát, chủ đích, một lần.
Xây dựng một thói quen mới cần thời gian và sự lặp lại trong các điều kiện tương tự nhau. Nghiên cứu chỉ ra trung bình khoảng 66 ngày trước khi một hành động trở nên tự động, mặc dù phạm vi thay đổi rất nhiều tùy theo độ phức tạp và cá nhân, đôi khi vượt xa mức trung bình đó. Quy tắc 21 ngày thường được trích dẫn không có cơ sở khoa học vững chắc và đơn giản hóa quá mức quá trình này. Điều quan trọng hơn thời lượng là tính nhất quán: lặp lại một hành động ở cùng địa điểm và thời gian mỗi ngày củng cố một thói quen nhanh hơn so với làm điều đó một cách rời rạc.
Trong công việc hàng ngày, thói quen định hình cả chất lượng lẫn hiệu quả, theo hướng tốt hoặc xấu. Các thói quen chuẩn hóa trở thành thói quen làm giảm lỗi và sự biến động vì mọi người không còn phải quyết định lại từ đầu mỗi lần. Các thói quen đã ăn sâu nhưng không có ích hiếm khi thay đổi chỉ bằng ý chí; sẽ hiệu quả hơn khi xác định tác nhân kích hoạt và chủ động thay thế hành động bằng một hành động mới. Một môi trường làm việc được thiết kế tốt, chẳng hạn như các danh sách kiểm tra rõ ràng hoặc một trình tự các bước cố định, giúp việc xây dựng thói quen có ích dễ dàng hơn.
Ví dụ thực tế
Một người vận hành máy bắt đầu mỗi ca làm việc bằng một lần kiểm tra 5S trong năm phút: kiểm tra dụng cụ, xác nhận trạm làm việc sạch sẽ, và đặt vật liệu trong tầm với dễ dàng. Trong vài ngày đầu, việc này đòi hỏi một danh sách kiểm tra và sự tập trung có ý thức. Sau khoảng hai tháng lặp lại hàng ngày, việc kiểm tra diễn ra tự động, và tỷ lệ lỗi khi bắt đầu ca giảm từ 8 phần trăm xuống còn 2 phần trăm, mà không cần thêm thời gian nào.
Leanshift hỗ trợ như thế nào
Kaizen không vận hành dựa trên các dự án cải tổ một lần. Nó vận hành dựa trên các bước cải tiến nhỏ được lặp lại đủ thường xuyên để chúng trở thành thói quen. Biến việc suy ngẫm hàng ngày hoặc một lần kiểm tra quy trình ngắn thành một thói quen cố định neo giữ cải tiến trong công việc hàng ngày thay vì để nó phụ thuộc vào các đợt bùng nổ động lực, điều này phù hợp với lập trường thực hành cải tiến theo cách tạo ra nhiều người cải tiến hơn, không chỉ kết quả ngắn hạn.
Câu hỏi thường gặp
Mất bao lâu để xây dựng một thói quen mới?
Trung bình, mất khoảng 66 ngày, mặc dù tùy thuộc vào độ phức tạp của hành vi, phạm vi dao động từ khoảng 18 ngày đến hơn 250 ngày. Tuyên bố phổ biến về 21 ngày là một huyền thoại không có cơ sở khoa học thực sự.
Tại sao thói quen lại quan trọng đến vậy trong công việc hàng ngày?
Chúng giảm việc ra quyết định có ý thức, tiết kiệm năng lượng tinh thần, và giữ chất lượng nhất quán vì mọi người không phải suy nghĩ lại quy trình mỗi lần.
Làm thế nào để thay đổi một thói quen không có ích?
Cách tiếp cận hiệu quả nhất là xác định tác nhân kích hoạt và chủ động thay thế hành động cũ bằng một hành động mới, thay vì chỉ dựa vào ý chí. Các bước nhỏ, có thể lặp lại đánh bại các hành động ý chí một lần.