Loại bỏ lãng phí (Muda): 7 loại và cách đối phó

Bảy loại Muda, ban đầu được xác định trong Hệ thống Sản xuất Toyota, là: sản xuất thừa, chờ đợi, vận chuyển, xử lý thừa, hàng tồn kho, di chuyển và lỗi. Một số chuyên gia thêm một loại thứ tám -- tiềm năng con người không được sử dụng -- để thừa nhận rằng không tận dụng kỹ năng và ý tưởng của mọi người cũng là một dạng lãng phí. Cùng nhau, những danh mục này cung cấp một khung toàn diện để xác định các hoạt động không tạo giá trị.

Mỗi loại lãng phí có cùng ảnh hưởng: tăng chi phí, kéo dài Lead Time và tiêu thụ năng lực mà không thêm giá trị mà khách hàng sẽ trả tiền. Hiểu biết chính là hầu hết các quy trình chứa nhiều lãng phí hơn công việc tạo giá trị. Các nghiên cứu thời gian liên tục cho thấy thời gian tạo giá trị chỉ chiếm 1-5% tổng Lead Time trong sản xuất và thậm chí ít hơn trong các quy trình dịch vụ và hành chính.

Học cách nhìn thấy lãng phí đòi hỏi thực hành và kỷ luật. Lãng phí thường vô hình vì nó đã được bình thường hóa -- chúng ta chấp nhận việc chờ đợi, tìm kiếm và làm lại như là một phần của cách công việc được thực hiện. Các chuyến đi lãng phí có cấu trúc, nơi các nhóm quan sát có hệ thống từng bước quy trình và phân loại những gì họ thấy, là một trong những cách hiệu quả nhất để phát triển nhận thức về lãng phí.

Sản xuất thừa có nghĩa là sản xuất nhiều hơn khách hàng cần, sớm hơn khách hàng cần hoặc nhanh hơn quy trình tiếp theo có thể tiêu thụ. Taiichi Ohno gọi sản xuất thừa là lãng phí tồi tệ nhất vì nó trực tiếp gây ra hầu hết các lãng phí khác: hàng tồn kho dư thừa, vận chuyển bổ sung, nhiều di chuyển hơn và các lỗi ẩn. Bất kỳ chiến lược nào chấp nhận sản xuất thừa sẽ gặp khó khăn trong việc loại bỏ lãng phí ở nơi khác.

Lãng phí hàng tồn kho bao gồm nguyên liệu thô, hàng đang xử lý và thành phẩm vượt quá mức cần để phục vụ nhu cầu hiện tại. Hàng tồn kho chiếm dụng tiền mặt, chiếm không gian, đòi hỏi xử lý và có nguy cơ lỗi thời. Quan trọng hơn, mức hàng tồn kho cao che giấu các vấn đề: các lỗi chất lượng được phát hiện muộn, các vấn đề thiết bị bị che giấu bởi hàng dự phòng và các vấn đề dòng chảy vô hình.

Biện pháp đối phó cho cả hai lãng phí là hệ thống kéo. Chỉ sản xuất những gì quy trình tiếp theo cần, khi cần, với số lượng cần. Thẻ Kanban, hệ thống siêu thị và làn FIFO là các cơ chế thực tế để triển khai kéo. Quá độ từ đẩy sang kéo là một trong những thay đổi có tính biến đổi nhất mà một hoạt động sản xuất có thể thực hiện.

Lãng phí chờ đợi xảy ra bất cứ khi nào con người hoặc máy móc không hoạt động vì đang chờ vật liệu, thông tin, hướng dẫn, phê duyệt hoặc quy trình trước đó kết thúc. Trong hầu hết các hoạt động, chờ đợi là danh mục lãng phí lớn nhất theo thời gian. Lập bản đồ luồng công việc và xác định nơi hàng chờ hình thành là bước đầu tiên để giảm thời gian chờ.

Lãng phí vận chuyển là di chuyển không cần thiết của vật liệu giữa các bước quy trình. Mỗi lần vận chuyển là chi phí không có giá trị thêm: tốn thời gian, tiêu thụ năng lượng, rủi ro thiệt hại và đòi hỏi cơ sở hạ tầng. Thiết kế lại bố trí cơ sở để giảm thiểu khoảng cách, đặt các quy trình liên quan gần nhau và sử dụng lưu trữ tại điểm sử dụng giảm đáng kể lãng phí vận chuyển.

Lãng phí di chuyển là di chuyển không cần thiết của con người: đi bộ, với tay, cúi người, tìm kiếm và điều chỉnh. Một biểu đồ spaghetti theo dõi đường đi của người vận hành trong một ca thường bộc lộ hàng kilômét đi bộ không cần thiết. Tổ chức 5S nơi làm việc, thiết kế trạm làm việc theo ecgônômi và đặt dụng cụ và vật liệu trong tầm tay là các biện pháp đối phó chính.

Xử lý thừa có nghĩa là làm nhiều công việc hơn so với yêu cầu hoặc khách hàng sẵn sàng trả tiền. Các ví dụ bao gồm các dung sai chặt hơn mức cần thiết, kiểm tra dư thừa, tài liệu quá mức và hoàn thiện các bề mặt sẽ không bao giờ được nhìn thấy. Loại bỏ xử lý thừa đòi hỏi hiểu chính xác những gì khách hàng coi trọng và thách thức các tiêu chuẩn nội bộ chưa bao giờ được đặt câu hỏi.

Lãng phí lỗi bao gồm phế phẩm, làm lại, trả hàng và khiếu nại bảo hành -- bất kỳ đầu ra nào không đáp ứng các thông số kỹ thuật trong lần thử đầu tiên. Chi phí của lỗi vượt xa vật liệu và lao động tiêu thụ: nó bao gồm thời gian dành cho việc phát hiện, chẩn đoán và sửa chữa vấn đề, cộng với chi phí cơ hội của năng lực tiêu thụ bởi làm lại thay vì sản xuất tốt.

Phòng ngừa luôn rẻ hơn phát hiện. Các thiết bị chống sai lỗi (Poka-Yoke) làm cho nó không thể về mặt vật lý để mắc một số lỗi nhất định. Kiểm soát quy trình thống kê phát hiện sự trôi dạt trước khi nó tạo ra lỗi. Công việc chuẩn hóa đảm bảo phương pháp tốt nhất được biết đến được tuân theo một cách nhất quán. Cùng nhau, những phương pháp này chuyển chiến lược chất lượng từ phát hiện lỗi sang ngăn ngừa chúng.

Một chuyến đi Muda (còn gọi là chuyến đi lãng phí hoặc Gemba walk về lãng phí) là một bài tập quan sát có cấu trúc nơi một nhóm đi qua một quy trình, quan sát từng bước và phân loại tất cả những gì họ thấy là tạo giá trị, không tạo giá trị cần thiết hoặc lãng phí thuần túy. Chuyến đi nên được thực hiện với một danh sách kiểm tra nhắc nhở các người quan sát tìm kiếm từng loại trong bảy loại lãng phí ở mỗi bước.

Tài liệu hóa là quan trọng. Đối với mỗi lãng phí quan sát được, ghi lại loại, vị trí, độ lớn ước tính và biện pháp đối phó tiềm năng. Chụp ảnh hoặc quay video lãng phí khi có thể -- bằng chứng hình ảnh có sức thuyết phục hơn nhiều so với các mô tả bằng văn bản. Ưu tiên các phát hiện sử dụng ma trận tác động-nỗ lực đơn giản: giải quyết trước các mục có tác động cao, ít nỗ lực.

Duy trì việc loại bỏ lãng phí đòi hỏi biến nó thành một thực hành thường xuyên, không phải một sự kiện một lần. Lên lịch các chuyến đi Muda hàng tuần hoặc hai tuần một lần, luân phiên các khu vực được bao phủ và theo dõi tiến trình loại bỏ trên một bảng có thể nhìn thấy. Các công cụ phân tích Muda kỹ thuật số có thể tối ưu hóa quá trình này bằng cách cung cấp các danh sách kiểm tra có cấu trúc, phân loại tự động, theo dõi xu hướng và khả năng hiển thị toàn nhóm về tiến trình cải tiến.