Nhận diện 7 Loại Lãng phí (Muda) trong Đời sống Hằng ngày

Muda là thuật ngữ tiếng Nhật chỉ lãng phí và là một trong những khái niệm trung tâm trong tư duy Lean. Taiichi Ohno, cha đẻ của Hệ thống Sản xuất Toyota, đã xác định bảy loại lãng phí: sản xuất dư thừa, chờ đợi, vận chuyển, gia công thừa, tồn kho, chuyển động và khuyết tật. Các danh mục này có thể áp dụng phổ quát — vượt xa sàn nhà máy.

Sản xuất dư thừa có nghĩa là làm nhiều hơn cần thiết. Trong cuộc sống văn phòng, đó là các báo cáo không ai đọc hay các cuộc họp không có kết quả cụ thể. Chờ đợi đối mặt với chúng ta liên tục: để phê duyệt, để trả lời, cho bước quy trình tiếp theo. Vận chuyển mô tả sự di chuyển không cần thiết của vật liệu hay thông tin — chẳng hạn khi dữ liệu phải được sao chép thủ công giữa các hệ thống.

Gia công thừa là sự hoàn hảo không ai cần: một bài thuyết trình 50 slide khi 10 đã đủ, hay một quy trình với năm giai đoạn phê duyệt khi hai là đủ. Tồn kho — theo nghĩa cổ điển là hàng tồn kho — trong công việc tri thức có nghĩa là các nhiệm vụ đã bắt đầu nhưng chưa hoàn thành làm tiêu hao năng lực tinh thần.

Chuyển động đề cập đến các con đường vật lý hay kỹ thuật số không cần thiết: đi bộ đến máy in ba tầng, tìm kiếm tệp đúng trong cấu trúc thư mục hỗn loạn, chuyển đổi giữa mười ứng dụng cho một nhiệm vụ duy nhất. Khuyết tật thì hiển nhiên: mỗi lỗi tạo ra công việc làm lại và tốn thời gian và niềm tin.

Bước đầu tiên để giảm Muda là nhận thức. Dành một ngày quan sát có ý thức quy trình làm việc của bạn và ghi chú nơi bạn gặp một trong bảy loại lãng phí. Bạn sẽ ngạc nhiên về bao nhiêu tiềm năng tồn tại ngay cả trong các thói quen đã được thiết lập. Nghệ thuật nằm ở chỗ không cố gắng thay đổi mọi thứ cùng một lúc, mà nhắm vào nguồn lãng phí lớn nhất.