办公室查找时间信息流失流程透明度
清理办公室的混乱:让查找时间看得见,补上断裂的交接
Lean Shift 团队··5分钟阅读
办公室里的浪费占了一个不公平的便宜:它看起来像在工作。车间里生产线一停,堵塞人人都看得见。而在办公桌前,每个人都盯着屏幕全神贯注,活儿却还在等着。正因如此,办公室里的问题很少被测量,多半只能靠猜。
有一个数字几乎能解释一切:每项工作的查找时间。不是完成工作本身所需的时间,而是花在寻找一份文件、一条信息或对的人身上的时间。测量它不花一分钱:用一周时间,把每次查找和耗时都记下来。
一个八人办公室的例子:每人每天查找 14 分钟,220 个工作日,每小时全成本 48 欧元。算下来一年大约 411 小时,约 19,700 欧元,全部花在查找上。没有客户会为这些时间买单,任何报表里也看不到它们。
问题几乎总是卡在同一条链条上。请求通过邮件到达,报价用表格做出来,订单被录入 ERP,送货单存在某个模板里,发票又在别的地方。四次交接,四次重新录入的机会,四个地方需要把同一个客户编号重新敲一遍。
真正的杠杆不是下一个工具,而是交接点。谁在什么时候、以什么形式,把什么交给谁?一旦这个问题有了清楚的答案,大部分查找会自动消失,因为信息已经放在了下一个人期待的地方。
陷阱在于:软件修不好一个坏掉的流程,它只会让流程跑得更快。把重复录入数字化,您得到的只是数字化的重复录入,错误还会实时出现。先理顺流程,再谈自动化。
从小处开始。用一周时间记录下来,纸和笔就够了。然后写出您不得不查找的三个最常见原因。在大多数办公室里,这三个原因最终都指向同一条缺失的规则,而这条规则,一个下午就能定下来。