Izbeidz biroja haosu: padari redzamu meklēšanas laiku un salabo lūztošās nodošanas vietas

Izšķērdībai birojā ir negodīga priekšrocība: tā izskatās pēc darba. Ražotnē līnija apstājas, un visi redz sastrēgumu. Pie galda visi dziļā koncentrācijā lūkojas ekrānā, un tomēr darbs joprojām gaida. Tieši tāpēc biroju reti mēra, un gandrīz vienmēr tikai minē.

Ir viens skaitlis, kas izskaidro gandrīz visu: meklēšanas laiks uz uzdevumu. Ne laiks, ko prasa pats darbs, bet laiks, ko pavadi, meklējot failu, informāciju vai īsto cilvēku. Mērīšana nemaksā neko. Vienu nedēļu pieraksti katru reizi, kad meklē, un cik ilgi tas aizņem.

Piemērs no astoņu cilvēku biroja: 14 minūtes meklēšanas dienā uz cilvēku, 220 darba dienas gadā, 48 eiro pilnās izmaksas stundā. Tas ir aptuveni 411 stundas gadā, apmēram 19 700 eiro. Tikai par meklēšanu vien. Nevienu no šīm stundām neapmaksā klients, un nevienā atskaitē tās neparādās.

Gandrīz vienmēr vaina slēpjas vienā un tajā pašā ķēdē. Pieprasījums atnāk pa e-pastu, piedāvājums top izklājlapā, pasūtījums tiek ierakstīts ERP sistēmā, pavadzīme dzīvo veidnē, rēķins atkal kaut kur citur. Četras nodošanas vietas, četras iespējas kļūdīties, ievadot no jauna, četras vietas, kur tas pats klienta numurs katru reizi tiek izgudrots no jauna.

Svira nav nākamais rīks, tā ir nodošanas punkts. Kurš kam ko nodod, kad un kādā formā? Tiklīdz šim jautājumam ir skaidra atbilde, lielākā daļa meklēšanas izzūd pati no sevis, jo informācija tagad atrodas tur, kur nākamais cilvēks to sagaida.

Slazds: programmatūra nesalabo salauztu procesu, tā to tikai paātrina. Digitalizē dubultu ievadi, un tev būs digitāla dubultā ievade, kuras kļūdas parādās reāllaikā. Vispirms sakārto plūsmu, tad automatizē.

Sāc mazumiņu. Pieraksti to vienu nedēļu, papīrs ir pilnīgi pietiekams. Tad izraksti trīs biežākos iemeslus, kāpēc tev bija jāmeklē. Lielākajā daļā biroju visi trīs noved pie vienas un tās pašas trūkstošās vienošanās, un tā tiek panākta vienā pēcpusdienā.