Dọn sạch hỗn loạn trong văn phòng: biến thời gian tìm kiếm thành con số rõ ràng và bịt kín những điểm bàn giao bị đứt gãy

Lãng phí trong văn phòng có một lợi thế không công bằng: nó trông giống hệt công việc thật. Trên xưởng sản xuất, dây chuyền dừng lại và ai cũng thấy ngay chỗ tắc. Còn ở bàn làm việc, ai cũng đang chăm chú nhìn màn hình, vậy mà công việc vẫn đang chờ. Chính vì thế văn phòng hiếm khi được đo lường mà chủ yếu chỉ được đoán.

Có một con số giải thích được gần như tất cả: thời gian tìm kiếm cho mỗi công việc. Không phải thời gian bạn cần để làm việc, mà là thời gian bạn dùng để tìm một tệp, một thông tin hoặc đúng người cần gặp. Đo con số này không tốn kém gì cả. Trong một tuần, bạn chỉ cần ghi lại mỗi lần tìm kiếm và mất bao lâu.

Một ví dụ từ văn phòng 8 người: 14 phút tìm kiếm mỗi người mỗi ngày, 220 ngày làm việc, chi phí đầy đủ 48 euro mỗi giờ. Con số đó rơi vào khoảng 411 giờ mỗi năm, tức khoảng 19.700 euro. Chỉ riêng cho việc tìm kiếm. Không khách hàng nào trả tiền cho những giờ đó, và chúng cũng không xuất hiện trong bất kỳ báo cáo nào.

Nguyên nhân gần như lúc nào cũng nằm trên cùng một chuỗi. Yêu cầu đến qua email, báo giá được lập trong bảng tính, đơn hàng được gõ lại vào ERP, phiếu giao hàng nằm trong một mẫu khác, hóa đơn lại ở một nơi khác nữa. 4 lần bàn giao, 4 cơ hội để gõ sai, 4 nơi mà cùng một mã khách hàng bị tạo lại từ đầu.

Đòn bẩy không nằm ở công cụ tiếp theo, mà ở điểm bàn giao. Ai chuyển cái gì cho ai, khi nào, và dưới hình thức nào? Khi câu hỏi đó có một câu trả lời rõ ràng, phần lớn việc tìm kiếm sẽ tự biến mất, vì lúc này thông tin đã nằm đúng nơi người tiếp theo mong đợi.

Cái bẫy: phần mềm không sửa được một quy trình đã hỏng, nó chỉ làm quy trình đó chạy nhanh hơn. Số hóa một việc nhập liệu hai lần thì bạn sẽ có một việc nhập liệu hai lần phiên bản số, với lỗi xuất hiện ngay tức thì. Hãy sắp xếp lại luồng công việc trước, rồi mới tự động hóa.

Hãy bắt đầu từ việc nhỏ. Ghi lại trong một tuần, dùng giấy cũng được. Sau đó viết ra 3 lý do phổ biến nhất khiến bạn phải đi tìm kiếm. Ở hầu hết văn phòng, cả 3 lý do đều quy về cùng một quy tắc còn thiếu, và quy tắc đó có thể thống nhất chỉ trong một buổi chiều.