辦公室搜尋時間資訊流失流程透明度
終結辦公室混亂:讓搜尋時間現形,補上斷裂的交接
Lean Shift 團隊··5分鐘閱讀
辦公室裡的浪費有一項不公平的優勢:它看起來就像工作。在產線上,設備一停,每個人都看得到堵塞。在辦公桌前,每個人都專注地盯著螢幕,案子卻仍在等待。正因如此,辦公室裡的浪費很少被量測,多半只是憑感覺猜測。
有一個數字幾乎能解釋一切:每件案子的搜尋時間。不是您完成工作所需的時間,而是您花在尋找一份檔案、一則資訊或對的人身上的時間。量測它不花一毛錢。花一週的時間,每次搜尋就記下來,連同花了多久。
舉一個八人辦公室的例子:每人每天搜尋 14 分鐘,一年 220 個工作天,每小時完全成本 48 歐元。加總起來一年大約是 411 小時,約 19,700 歐元。單單只是搜尋而已。沒有一個客戶會為這些時間付費,也不會出現在任何報表裡。
幾乎總是卡在同一條鏈上。詢價單透過郵件寄來,報價單在試算表裡做出來,訂單被打進 ERP,送貨單套用另一個範本,發票又在別的地方產生。四次交接,四次重新輸入的機會,四個地方讓同一組客戶編號被重新發明一次。
真正的槓桿不在下一個工具,而在交接點上。誰在什麼時候,以什麼形式,把什麼交給誰?一旦這個問題有了清楚的答案,大部分的搜尋自然就消失了,因為資訊會出現在下一個人預期的地方。
陷阱在於:軟體不會修好一個壞掉的流程,只會讓它跑得更快。把重複輸入數位化,得到的只是數位版的重複輸入,錯誤還會即時發生。先把流程理清楚,再談自動化。
從小處開始。花一週時間記錄下來,用紙筆就夠。接著寫下您最常需要搜尋的三個原因。在多數辦公室裡,這三個原因都指向同一條缺失的規則,而那條規則,一個下午就能討論出來。