Acaba com o caos no escritório: torna visível o tempo de procura e fecha as transferências quebradas
O desperdício no escritório tem uma vantagem injusta: parece trabalho. Na fábrica, a linha para e toda a gente vê o engarrafamento. Numa secretária, todos olham fixamente para um ecrã, concentrados, e mesmo assim a tarefa continua à espera. É exatamente por isso que o escritório raramente é medido e quase sempre apenas adivinhado.
Há um número que explica quase tudo: o tempo de procura por tarefa. Não o tempo que precisas para o trabalho em si, mas o tempo que passas à procura de um ficheiro, de uma informação ou da pessoa certa. Medir isto não custa nada. Durante uma semana, anota cada vez que procuras algo e durante quanto tempo.
Um exemplo de um escritório com oito pessoas: 14 minutos de procura por pessoa por dia, 220 dias úteis, 48 euros de custo total por hora. Isso dá aproximadamente 411 horas por ano, cerca de 19.700 euros. Só em procurar. Nenhum cliente paga por essas horas, e elas não aparecem em relatório nenhum.
Quase sempre depende da mesma cadeia. O pedido chega por email, o orçamento é feito numa folha de cálculo, a encomenda é digitada no ERP, a guia de remessa vive num modelo, a fatura está algures noutro sítio. Quatro transferências, quatro oportunidades para reescrever, quatro sítios onde o mesmo número de cliente é reinventado.
A alavanca não é a próxima ferramenta, é o ponto de transferência. Quem passa o quê a quem, quando e em que formato? Assim que essa pergunta tiver uma resposta clara, a maior parte da procura desaparece por si só, porque a informação passa a estar onde a próxima pessoa a espera.
A armadilha: o software não corrige um processo quebrado, apenas o acelera. Digitaliza uma dupla inserção de dados e passas a ter uma dupla inserção digital, com os erros a chegar em tempo real. Primeiro resolve o fluxo, depois automatiza.
Começa por algo pequeno. Anota durante uma semana, papel serve perfeitamente. Depois escreve os três motivos mais comuns pelos quais tiveste de procurar. Na maioria dos escritórios, os três acabam por remeter para a mesma regra em falta, e essa regra fica combinada numa única tarde.