Selvitä toimistokaaos: tee hakuajasta näkyvä ja korjaa katkenneet siirtymät
Hukalla on toimistossa epäreilu etu: se näyttää työltä. Tuotannossa linja pysähtyy ja kaikki näkevät tukoksen. Työpöydän ääressä kaikki tuijottavat ruutua syvässä keskittymisessä, ja silti työ odottaa. Juuri siksi toimistoa mitataan harvoin ja arvaillaan usein.
On yksi luku, joka selittää lähes kaiken: hakuaika työtä kohti. Ei aika, jonka itse työ vaatii, vaan aika, jonka käytät tiedoston, tiedon tai oikean henkilön etsimiseen. Sen mittaaminen ei maksa mitään. Kirjaa viikon ajan jokainen etsintäkerta ja sen kesto.
Esimerkki kahdeksan hengen toimistosta: 14 minuuttia etsimistä henkilöä kohti päivässä, 220 työpäivää, 48 euroa täysin katettu tuntikustannus. Se on noin 411 tuntia vuodessa, noin 19 700 euroa. Pelkästä etsimisestä. Näitä tunteja ei maksa yksikään asiakas, eivätkä ne näy missään raportissa.
Se johtuu lähes aina samasta ketjusta. Pyyntö saapuu sähköpostilla, tarjous rakennetaan taulukkolaskennassa, tilaus kirjoitetaan ERP:hen, lähetysluettelo elää omassa mallipohjassaan, lasku taas jossain muualla. Neljä siirtymää, neljä tilaisuutta kirjoittaa uudelleen, neljä paikkaa, joissa sama asiakasnumero keksitään uudestaan.
Vipuvarsi ei ole seuraava työkalu, vaan siirtymäkohta. Kuka antaa mitä kenelle, milloin ja missä muodossa? Kun tähän kysymykseen on selkeä vastaus, suurin osa etsimisestä katoaa itsestään, koska tieto on nyt siellä, missä seuraava henkilö sitä odottaa.
Ansa: ohjelmisto ei korjaa rikkinäistä prosessia, se vain nopeuttaa sitä. Digitalisoi kaksinkertainen kirjaaminen, ja sinulla on nyt digitaalinen kaksinkertainen kirjaaminen, jonka virheet syntyvät reaaliajassa. Selvitä ensin virtaus, automatisoi vasta sitten.
Aloita pienestä. Kirjaa viikon ajan, paperikin käy. Kirjoita sitten ylös kolme yleisintä syytä, joiden takia jouduit etsimään. Useimmissa toimistoissa kaikki kolme palautuvat samaan puuttuvaan sääntöön, ja se sääntö sovitaan yhdessä iltapäivässä.