Sutvarkyk biuro chaosą: padaryk paieškos laiką matomą ir uždaryk trūkstamas perdavimo grandis

Švaistymas biure turi nesąžiningą pranašumą: jis atrodo kaip darbas. Ceche linija sustoja ir visi mato spūstį. Prie stalo visi giliai susikaupę žiūri į ekraną, o darbas vis tiek laukia. Būtent todėl biuras retai matuojamas ir dažniausiai tik spėjamas.

Yra vienas skaičius, kuris paaiškina beveik viską: paieškos laikas vienam darbui. Ne laikas, kurio reikia pačiam darbui, o laikas, kurį praleidi ieškodamas failo, informacijos ar tinkamo žmogaus. Jo matavimas nieko nekainuoja. Savaitę užsirašinėk kiekvieną kartą, kai ieškai, ir kiek laiko tai užtrunka.

Pavyzdys iš aštuonių žmonių biuro: 14 minučių paieškos vienam žmogui per dieną, 220 darbo dienų, 48 eurai visos valandos savikainos. Tai maždaug 411 valandų per metus, apie 19 700 eurų. Vien tik paieškai. Už šias valandas neapmoka joks klientas, ir jos neatsispindi jokioje ataskaitoje.

Beveik visada tai priklauso nuo tos pačios grandinės. Užklausa ateina paštu, pasiūlymas surenkamas skaičiuoklėje, užsakymas įvedamas į ERP sistemą, važtaraštis gyvena šablone, sąskaita vėl kažkur kitur. Keturi perdavimai, keturios progos suklysti perrašant, keturios vietos, kur tas pats kliento numeris sugalvojamas iš naujo.

Svertas yra ne kitas įrankis, o perdavimo taškas. Kas kam ką perduoda, kada ir kokia forma? Kai tik į šį klausimą atsiranda aiškus atsakymas, dauguma paieškos dingsta savaime, nes informacija dabar guli ten, kur kitas žmogus jos ir tikisi.

Spąstai: programinė įranga netaiso sugedusio proceso, ji jį tik pagreitina. Suskaitmenink dvigubą įvedimą ir gausi skaitmeninį dvigubą įvedimą, o klaidos atsiras realiu laiku. Pirma sutvarkyk srautą, tada automatizuok.

Pradėk nuo mažo. Savaitę užsirašinėk, popierius tinka. Tada išrašyk tris dažniausias priežastis, dėl kurių teko ieškoti. Daugumoje biurų visos trys veda prie tos pačios trūkstamos taisyklės, o ta taisyklė susitariama per vieną popietę.